I.3.E. Szervezés

Az esemény lebonyolítása a folyamat központi feladata. Sportversenyek, edzések estében időrendet, illetve edzéstervet készítünk előkészítés során. Ennek a tervezett menetrendnek megfelelően forgatókönyvet írunk, mely az időrend feladataihoz kapcsoló tevékenység igényt rögzíti, ez alapján végezzük az esemény lebonyolítását.

Az edzés is esemény! – kétségtelen, hogy a mindennapjaink részeként ismerjük ezért sokszor rutinra építve végzünk bizonyos feladatokat. Véleményünk szerint, nem csak az élsportolók esetében, hanem a rekreációs célú edzésben résztvevők esetében is a célokhoz kapcsolódó tervet/ edzéstervet, életmódtervet kell készíteni hosszabb - rövidebb távra (egy évre, egy v. több ciklusra), melyet heti illetve napi szintre kell lebontani. Az edzéseknek, illetve az egy-egy ciklusnak legyen kitűzött célja, melynek elérését felméréssel – fittségi teszttel ellenőrizzük. Az itt kapott eredmény jelzi az elvégzett munka hatékonyságát, és alapja lesz a következő ciklus tervezésének. Az ilyen, tudatos munka megtérül.

A kontroll minden eseményen folyamatos kell legyen, lényegében az elképzeléseinket magában foglaló forgatókönyv szerint kell haladnunk.  Edzésen – az edző, a sportversenyen a vezető bíró és a beosztott bírók, a szervezők; egy rekreációs programon a főszervező a beosztott csoportvezetőkkel végzi az ellenőrzést, mely kiterjed a munka minőségi és mennyiségi mutatóira is. Bármely probléma jelentkezését minél korábban érzékeljük és javítsuk ki, - a vendég kiszolgálása a legkevésbé sérüljön.

Az esemény utolsó mozzanatai közé tartozik a záró értékelés, esetlegesen a sportolók díjainak kiosztása (ez lehet a versenyszákok között is). Az értékelés a szervezői, versenybírói csoportban is el kell végeznünk, a tapasztalatokat a következő események magasabb szintű szervezésben használhatjuk fel. Ebben a szakaszban végezzük a munkavállalók szerződés szerinti kifizetéseit, ha szerződéses használók voltunk, akkor a pénzek átutalását, kifizetését.

Végül a teljes pénzügyi zárás ( bevételek – kiadások) összegző kimutatása is meg kell történjen.

Itt jelentkezik az egyik legkényelmetlenebb feladat az esemény színterének rendbehozatala - rendrakás, takarítás.