I.3.C. A cél kijelölése és a tervezés
A korábban leírtakból következik, hogy a menedzsment korszerű értelmezése esetében nemcsak a lebonyolítás, hanem már a célkitűzés, a tervezés, a feladat kijelölése, meghatározása, stb. , is része. A jelenlegi példánk alapján: - az évzáró eseményt a klub összes termeiben tervezzük megrendezni, két fő szakaszban - játékos vetélkedő, családtagoknak is valamint a zenés, táncos, svédasztalos parti, a „zenés” teremben terítéssel. Itt kerülnek kiosztásra a felelősöknek a feladatok, elvárás szinttel, határidőkkel. Itt kerül sorra a személyi, tárgyi feltételek biztosításának, a gazdasági háttér megteremtésének terve is. Pl. – mennyit vállal a cég, lesz –e önrész, a dolgozóktól beszedve, vagy csak a családtagok esetében lesz egy névleges összeg. Ki és milyen szintű meghívott vendég (művész, élsportoló, önkormányzati vezető, stb.) jöhet szóba. Rögzíteni kell a feladathoz kapcsolódóan a határidőt és a felelős személyt. A szöveges feljegyzésen túl, célszerű grafikusan is elkészíteni a tervezett feladatokat, azok időbeli egymásra épülését. A projektekben a tevékenységfolyamat időtervének megjelenítésére általánosan alkalmazható ábrázolás technikai módszerek két nagy csoportja az oszlop- vagy sávdiagramok és a hálódiagramok. A folyamatszervezésre illetve, folyamattervezésre szolgáló rendszerek egyik legrégibb változatát Henry L. Gantt dolgozta ki és alkalmazta ipari termelésprogramozási feladatok megoldására, melyet nagyszerűen tudunk alkalmazni bármely más feladat – folyamattervezésénél is. Lásd bővebben: http://www.tankonyvtar.hu/hu/tartalom/tamop412A/2010-0019_Projektmenedzsment/ch27.html
A gazdasági számítás minden esemény központi feladata, - a példában szereplő esemény jellegét tekintve nem haszonorientált, célja inkább a cég belső imágójának az építése. Ettől függetlenül el kell készíteni a költségtervet, melyben a kiadásokat és a bevételeket soronként megjelenítjük.
Az esemény költségvetés terve:
|
Kiadások |
Bevételek |
|
meghívott művész díja 100,000 |
Családtagok hozzájárulása kb.: 50,000 |
|
szervezési költségek 50,000 |
|
|
Étel, ital – anyagköltség 300,000 |
|
|
Pincérek – bére 100,000 |
|
|
Az éttermi eszközök bérleti díja 80,000 |
|
|
Animátorok – bére 80,000 |
|
|
A verseny díjazása 50,000 |
|
|
Elismerő év végi jutalmak 250,000 |
|
|
Távozáskor – iránytaxi 50,000 |
|
|
összesen: 1,060,000 Ft |
összesen: 50,000 |
|
1,060,000 – 50,000 = 1,010,000 Ft. |
|
A táblázat alapján megállapítható, hogy a cégnek jelentős kiadással jár a program megvalósítása, ez okozhatja néhány kolléga ellenérzést. Tapasztalatunk szerint viszont a jelentős, bár jól átgondolt kiadás a dolgozók céggel szembeni lojalitást növeli, mely a további munkavégzés mennyiségi és/vagy minőségi területén megtérül.
A tervezés során dokumentumokat készítünk, melyek a program céljától függően változó kivitelű illetve tartalmú. Természetesen más lesz egy sportverseny versenykiírása, időrendje, mint egy születésnapi zsúr, vagy egy évzáró ünnepség programterve. A programterveket megelőzően készítjük el a forgatókönyvet, mely az esemény lebonyolításához kapcsolódó mindhárom részének (előkészítés – lebonyolítás – zárás) feladatleírását tartalmazza, - építve a Gantt diagramban vázoltakra.
A versenykiírás jellemző tartalma:
A versenykiírás a versenyrendezés szakmai alapdokumentuma, amely tartalmazza a rendezvénnyel kapcsolatos legfontosabb adatokat, szabályokat, tudnivalókat:
- a verseny célját;
- a verseny helyét, idejét;
- a verseny rendezőinek (szervezőbizottság) adatait;
- a verseny résztvevőit (pl. csak I-II. osztályú minősítéssel rendelkező versenyzők);
- a versenyszámokat és azok sorrendjét (időrendet);
- a helyezések eldöntésének módját;
- a helyezettek díjazását;
- a versenyrendezéssel és a részvétellel kapcsolatos költségviselést;
- a nevezési határidőt és a nevezés módját;
- a részvétellel összefüggő fontosabb információkat (pl. szálláshely címe, helyi közlekedés, szolgáltatások, technikai értekezlet helye, ideje stb.).
A versenykiírás alapos, körültekintő szakmai munkát igényel, mivel meghatározza a lebonyolítás keretét és legfontosabb szabályait. Óvások esetén a játék- és versenyszabályok mellett a versenykiírás eldöntheti a vitát.
A jelenlegi példánk esetében, kissé átalakul a meghívó és az „időrend” tartalma:
- az esemény címe, célja,
- időpontja, - a várható befejezéssel,
- helyszíne,
- a lebonyolítás programpontjai,
- az elvárt, vagy javasolt öltözet,
- az esetleges felkészülési kérés a tervezett játék egy-egy elemére,
- a jelentkezés, hozzájárulás módja,
- távozáskor, - „céges iránytaxi”
- egyebek, - ruhatár, értékmegőrzés rendje.