Skip navigation

4.2. A projektmenedzsment fogalma

Az előző részfejezetben részletesen áttekintettük a projektek fogalmát, a következő logikai egységben a projektek megvalósításához szükséges menedzsment technikát, eszközt tekintjük át, azaz vizsgáljuk meg mi is a projektmenedzsment!

Ha egy rövid definíciót kívánunk adni a projektmenedzsment tevékenységre, akkor a projektmenedzsment nem más mint a projekt tárgyának megvalósítását célzó szervezési, vezetési és irányítási tevékenység, amely meghatározott módszereket, technikákat igényel.

A projektmenedzsment akkor jön létre, ha nagyobb, egyszeri és komplex terveket időben és tárgyban meghatározott kezdettel és befejezéssel az összes funkcionális helyen és szinten valósítanak meg. Azzal együtt, hogy a projektmenedzsment rendkívül összetett tevékenység néhány feladat világosan elhatárolható.

A projektmenedzsment feladatai belül néhány alapvető – menedzsment alaptevékenységhez meglehetősen hasonló – feladat felismerhető:

  • a célmeghatározás
  • a tervezés
  • az irányítás
  • az ellenőrzés

Alapvető és meghatározó a célkitűzés, magának a központi célnak a megvalósítása, amely úgynevezett közbülső vagy részcélok sorozatán keresztül valósul meg. Ezt a folyamatot nevezzük célállítási folyamatnak.

A központi cél nem mindig azonos a végső céllal (a projekt végső célja egyfajta jövőképként fogalmazható meg, lásd majd az esetpéldákban!), hanem egy közbülső célként is értelmezhető, amelyen keresztül tovább lehet haladni a valódi végső cél felé. A cél alatt egy elméletben felállított terv-állapot értendő, amely

  • a jövőre vonatkozik,
  • amelynek elérése kívánatos,
  • amelynek reálisnak kell lennie,
  • amelyet tudatosan választottak ki és amely csak cselekvéssel érhető el.

Értelemszerűen a projekt jellegétől függően számos elvárás jelölhető meg a meghatározott céllal kapcsolatban. Ezzel együtt megfogalmazható néhány általános jó tanács, mely szerint a célt az alábbi ismérvek szerint praktikus megfogalmazni:

  • megoldásoktól függetlenül (ne tartalmazza a megoldások ismertetését, vagy ne induljon ki egy bizonyos elgondolásból!)
  • lehetőleg teljes körűen
  • a tényleges követelményeket tartalmazza
  • egyértelműen és ellenőrizhetően
  • igényesen, de megvalósíthatóan.

A cél megfogalmazása már az első projektfázisban (megvalósíthatósági tanulmány) megkezdődik, mivel a fontos projektcélokat a projektmegbízásban kell rögzíteni. A projektcélokat a vállalati célok hierarchikus lebontásából, a projektkövetelményekből, és a vállalati környezetből együttesen alakítják ki. A projektcélokat az egyes fázisok szerint a legalsóbb szintig (munkacsomagok) lebontják úgy, hogy végül minden projektszinten konkrét céladatokat nyerjenek (top-down elv).

A megbeszélt célokat és a rangsort az ún. cél leírásban írásban rögzítik, amely a projektmegbízás részét képezi. A projektmenedzsment célja, hogy a projektterveket a szükséges teljesítésnek megfelelően, adott határidőn belül a meglévő valamint a tervezett eszközökkel a tervezett költségek betartása mellett megtervezze és megvalósítsa.

Fontos továbbá kitérnünk a projekt célrendszerének felépítésére. Az alábbi séma rendkívül leegyszerűsítetten kiemeli a legfontosabb elemeket. Jó közelítéssel a mérföldköveken keresztül vezet a projekt központi célja irányába az út, de valójában a projekt központi célja is „csak egy mérföldkő valamilyen mögöttes célhoz vezető úton” (21. ábra).

21. ábra: A projekt cél hierarchiája

Forrás saját szerkesztés

Körvonalazva a projektmenedzsment legfontosabb sajátosságait kísérletet tehetünk az „egész” minél pontosabb meghatározására. Számos kérdés tehető fel, amely segít „definiálni” a tevékenység egészét:

  • mit: a feladat mennyiségi és minőségi tartalmával kapcsolatban
  • mikor: időrend, időtartam, időpontok
  • ki: személyes munkamegosztás
  • hogyan: eljárások, módszerek
  • mivel: eszközök fajtája és mennyisége
  • honnan: személyek és eszközök biztosítása
  • hová: a személyek és eszközök hasznosítása a projekt sikeres befejezése után

A fentiek értelmében a projektmenedzsment azt a rendszerekbe foglalt eljárásmódot jelenti, amely a szervezés, a tervezés, a felügyelet és irányítás valamint a vezetés segítségével megkísérli a kitűzött célok elérését.

A projektmenedzsment alkalmazásával a minőségi és szakmai célok kevesebb időráfordítással és költséggel érhetők el, amelyet az alábbi feltételek teszek lehetővé:

  • komplexitás,
  • nagyobb átláthatóság,
  • a kockázat csökkenése,
  • a felelősök integrációja,
  • fokozott motiváció.

Az eddigi fejezetekben áttekintettük a legfontosabb alapfogalmakat és megtettük a szükséges fogalmi lehatárolásokat. A következő fejezetekben a projektek tervezését és megvalósítását tárgyaljuk.

Ellenőrző kérdések az eddig tanultakhoz

  1. Mit jelent a projektmenedzsment?
  2. Milyen gyakorlati kérdései vannak a projektmenedzsmentnek?
  3. Hogyan épül fel a projekt célrendszere?
  4. Mi a különbség a projekt központi célja és a projekt végső célja között?
  5. Milyen feladatai vannak a projektmenedzsmentnek?