4.1. Projektek felértékelődése

A fejezet elején röviden áttekintjük, hogy milyen okokból kerületek előtérbe a projektek, és milyen törvényszerűségek határozzák meg a működésüket. Ez a rövid áttekintés úgy véljük fontos a projektek működési sajátosságainak megértéséhez.

Napjaink gazdaságában egyre gyorsabbak és dinamikusabbak a változások, ennek a fokozódó kihívásnak egyre gyakrabban nem tudtak megfelelni a gazdálkodó szervezetek. A cégek egy folyamatos változtatási kényszerrel szembesülnek, és ez számukra azt (is) jelenti, hogy szinte állandó jelleggel el kell térniük az adott időszakra jellemző – előre megtervezett, rutinszerű – tevékenységüktől. Ezt a logikát kiterjesztve, és a projektekben rejlő lehetőségeket még jobban hangsúlyozva: a szervezeteknek napjainkban már folyamatosan egyedi projekteket kell megvalósítaniuk ahhoz, hogy stratégiai céljaikat teljesíteni tudják (Görög 2001). Ezért az elmúlt néhány évben – szükségszerűen – kialakult egy új gyakorlat a vállalatoknál, amelyet projektmenedzsmentnek, vagy „projektszemléletnek” nevezünk. Röviden összefoglalva következő tényezők vezetnek a projektek fokozódó létjogosultságához:

• egyre sűrűbben vannak esetek, amikor egyedi, a napi rutinon túlmutató problémákkal szembesülnek a cégek,
• vannak iparágak, ahol napjainkra a működés egyedi feladatok összessége,
• kulcsszó: egyediség
• a fentiek következtében adódik a feladat: kell egy vezetési eszköz, amely ezeket a feladatokat hatékonyan kezeli.

A projektek működési törvényszerűségei számos területen eltérnek a “normál vállalati gyakorlattól”, érdekes szembeállítások tehetők meg. Ha rátekintünk a táblázatra érzékelhető, hogy a két irányítási gyakorlat között szemléletmódbeli különbségek vannak (1. táblázat).

1. táblázat: A normál vállalati és a projektszemlélet közötti néhány eltérés

Forrás: Chikán – Demeter (1999)

A táblázatban ismertetett eltérések következtében egy az ezeknek az elvárásoknak megfelelő módszertan került kidolgozásra, melynek egyik kulcseleme a projekt lebonyolítására létrejövő csoport. Pontosan ezért van a projektek egy csoportszemléletű megfogalmazása, mely szerint a projekt egy:

• rutinmunkákon kívül eső, egyedi feladat megoldására létrejött csoport,
• léte időben korlátozott, kezdete és vége meghatározott,
• elkülönült erőforrásokkal dolgozik, önálló költségvetése van,
• a szervezete egyedileg összeállított csapat, a tagok nemritkán különböző szervezetekből jönnek.

A rövid bevezetésben rávilágítottunk, hogy a projektek létrejötte egy szükségszerű folyamat eredménye és a projektmenedzsment-készségek egyre inkább hozzá fognak tartozni mindennapjainkhoz. Pontosan ezért rendkívül találó az alábbi megfogalmazás: „mindenki profitál abból, ha megérti, mi a projektmenedzsment (Verzuh 2006, 21. o.). Ennek a célnak az elérése érdekében először részletesen áttekintjük, hogy milyen értelmezései is vannak a projekt fogalmának, mint egy „menedzselendő egységnek”.

Úgy véljük, hogy egy bevezető jellegű tárgyalásban rendkívül fontos a később használt alapfogalmak meghatározása, így kitüntetett figyelmet fordítunk a projekt fogalmának részletes tárgyalására. Már maga az alapfogalom is rendkívül sokféle módon határozható meg. Több különféle értelmezést is ismertetünk röviden, majd kiemelünk néhány meghatározó sajátosságot, amelyek általában a projektet jellemzik. Értelemszerűen ebben az esetben is leginkább a donorfinanszírozott projektek tárgyalásához szükséges elemekre fordítunk figyelmet.

A fenti tulajdonságok alapján a projekt valamely előre definiált cél megvalósítása érdekében kialakított terv, illetve tevékenységfolyamat, amely időben elhatárolt (időkeretek között működő), komplex, egyszeri feladatot hivatott megoldani. Ez a feladat nem feltétlenül fizikai megvalósításhoz kötődik, annak ellenére, hogy elsősorban valamilyen dolog fizikai megvalósulásához kötjük a projekt fogalmát.

Természetesen lehet projekt egy szervezési munka, lehet projekt egy tudásmenedzsmenti munka is, mint ahogy projekt egy diploma, egy újabb diploma, egy újabb kompetencia megszerzése.

A projekt végeredményéhez három paramétert kötünk, hiszen minden projekt mind időben (időtartamban, elkészülési határidőben), mind pénzértékben (bekerülési, megvalósítási költségben) előre meghatározott, nyilván valamilyen tűréshatárral. A harmadik paraméter a projekt meghatározott és elvárt teljesítménye, ami fizikai megvalósítások esetében műszaki paraméter, szervezési eljárásokban pl. megelégedettség, tudásmenedzsmenti eljárásokban tudástőke növekmény. A projektek rendkívül sokszínűek lehetnek:

• Szervezeti projektek: A munkavégzéssel kapcsolatos projektek
• Műszaki vagy termék projektek: A munka tárgyára vonatkoznak
• A kivitelezésre vonatkozó projektek.
• Kézzel nem megfogható erőforrások (pl. tudás, információ, megelégedettség, image, …) előállítására vonatkozó projektek.

A következőkben nézzünk néhány egyszerű példát, hogy mi minden lehet projekt a sport területén, azaz egy időben elhatárolt tevékenységfolyamat. Jó közelítéssel azt állíthatjuk, hogy gyakorlatilag minden tekinthető egy speciális projektnek, de ettől kissé jobban is árnyalható a kérdés.

A sportban is gyakran találkozhatunk projektekkel, valamilyen egyedi kihívást, célt, újdonságot tartalmazó feladatokkal. A sport területén belül létrejövő projekteket alapvetően három főtípusba sorolhatjuk (20. ábra).

20. ábra: Projekttípusok a sportban

Forrás: Waeffler – Pfister, 2008, 514, idézi  Dancsecz 2008.

Jellegét illetően a három kategória érdemi módon tér el egymástól (Dancsecz 2008, 18. o.):

• „Az első kategóriába tartoznak a rendezvényszervezési projektek, melyek a leggyakoribb és legváltozatosabb projekttípusok a sport területén belül. Hagyományosan egy rendezvény létrehozásával, mint egy projektfeladattal szembesül a szervező csapat, melynek sikeres megszervezése a szerteágaz ó tervezési és végrehajtási feladatok összességével, a számos érintett kezelésével és a sport sajátos környezetében korántsem egyszerű feladat.
• A teljesítmény javítását, a felkészülést megcélzó projektek kifejezetten a magas szintű élsport területéhez kötődnek, és céljuk kimondottan a sportolók teljesítményének fokozása. Ezen a területen a sportolók és csapatok versenyképesebbé és sikeresebbé tételéhez nélkülözhetetlen a speciális szaktudás, know-how, valamint a professzionális projektmenedzsment ismeretek, módszerek és folyamatok, melyek eredménnyel alkalmazhatók, mint például az időtervezés, a projekt terjedelmének meghatározása, a költség- és kockázatmenedzsment, valamint az emberi erőforrás kezelése és a kommunikációmenedzsment.
• A harmadik terület az áttörést, újdonságot hozó projektek köre, melyek valamilyen gyökeres változást hoznak létre valami új eszköz, módszer, eljárás bevezetésével, vagy valamilyen terület továbbfejlesztése által. E változtatás bevezetése kapcsolódhat az előző két terület, vagyis a rendezvények szervezéséhez és a teljesítmények javításához is.”

Mindhárom kategória óriási jelentőséggel bírhat a projektmenedzsment területén a sporton belül. A rendezvényeken belül különösen egy nemzetközi sportrendezvény lehet érdemi hatással akár a szélesebb értelemben vett lakónépesség életminőségének alakulására.

Rendkívül szemléletes megoldás, amikor közvetlenül a jellemzőivel kísérlik meg körülírni a fogalmat. Ilyen értelemben meghatározható a projekt, mint egy olyan egyszer elvégzett munka, amelynek jól meghatározható kezdeti és befejezési időpontja van (Verzuh 2006, 26. o.). A fogalom meghatározásához rögtön szervesen kapcsolódik egy megjegyzés is, amely szerint „ez a fajta munka ellentétben állhat a szervezet rendszeresen végzett tevékenységeivel” (Verzuh 2006, 26. o.).

A projektek fogalmának egy szűkebb (műszaki jellegű) értelmezése az alábbi: a projekt egy beruházási terv véghezvitele, egy olyan komplex tevékenységfolyamat, amelynek végeredménye – definiált célja – előre meghatározott műszaki paraméterekkel leírható olyan önmagában működőképes létesítmény, aminek megvalósítása időben és pénzértékben egyaránt meghatározott (Görög 1993, 4. o.). A definíciót áttekintve megállapítható, hogy ebben a fogalom meghatározásban is a cél, illetve a költség- és időkorlátok játszanak központi szerepet. A szerző – saját megjegyzésében – rögtön egy tágabb megfogalmazását is megadja a projekteknek. „projektnek tekinthetünk minden olyan feladatot, illetve annak végrehajtását, amely eltér a szervezet szokásos, és így rutinjellegűnek nevezhető napi tevékenységétől és valamilyen egyszeri komplex feladatot jelent a szervezet számára” (Görög 1993, 19. o.).

A fentiekből látható, hogy meglehetősen nehéz egy egységes definíciót megalkotni a projekt fogalmára. A „projekt” egyetlen definíciója sem felel meg minden egyes projekthelyzetnek, de az ISO szabványokban leírt definíciót a felhasználók széles köre elfogadhatónak tartja. A szabvány szerint a „projekt egyedi folyamatrendszer, amely kezdeti és befejezési dátumokkal megjelölt, specifikus követelményeknek -beleértve az idő-, költség-, és erőforrás korlátokat - megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált, és kontrollált tevékenységek csoportja” (idézi: Lockyer – Gordon 2000, 13. o.).

A legszemléletesebb – és legjobban meghatározott – fogalom meghatározásban tételesen is kiemelésre kerülnek a legfontosabb tulajdonságok. Ennek értelmében projekt minden olyan tevékenység, amely egy szervezet számára olyan egyszeri és komplex feladatot jelent, amelynek teljesítési időtartama (kezdés és befejezés), valamint teljesítésének költségei (erőforrások) meghatározottak és (hasonlóan a stratégiai célfeladatokhoz) egy definiált cél (eredmény) elérésére irányul (Görög 2001, 16. o.).

Már a tárgyalt definíciók is érzékeltették, hogy rendkívül sok paraméter határozza meg pontosan mit is érthetünk projekten, illetve azt is megfigyelhettük, hogy a projektek meglehetősen heterogének lehetnek. A fejezetben részleteiben tárgyaljuk az egyes jellemzőket.

A projekt termékének számos formája lehet, mindegyik projekt rendelkezik azonban az összes alábbi tulajdonsággal, vagy közülük legalább néhánnyal Lockyer – Gordon 2000, 14. o.):

• van terméke, azaz megvalósítandó célja,
• létezik a megvalósítást leíró projektterv,
• adott a projekt megvalósítására szánt időkeret,
• adott a megvalósításra szánt költség,
• létezik a projektidőre bontott költségterv,
• korlátozott erőforrások állnak rendelkezésre,
• megtervezettek, kivitelezettek, kontrolláltak,
• léteznek a projekt termékkel szemben támasztott minőségi elvárások, követelmények,
• ismertek a projekt megvalósítását gátló bizonytalansági területek, valamint
• az esetleges kockázatok értékelésre, és a megfelelő reakciók kidolgozásra kerülnek.

A fenti rendkívül részletes meghatározásnál kissé enyhébb sajátossághalmazt vár el az alábbi tárgyalásmód, de a legfontosabb jellemzők ebben az esetben is kiemelésre kerülnek. A fentiek értelmében a projekt legjellemzőbb tulajdonságai az alábbiak (Chikán-Demeter 1999):

• a projekt a vállalati rutinunkákon kívül eső, egyedi feladat, azt külön ennek megvalósítására létrejött csoport kezeli,
• a projekt léte időben korlátozott, kezdete és vége általában előre meghatározott,
• a projektben résztvevő személyek is egy egyszeri társulást alkotnak, nem ritkán különböző szervezetekből jönnek,
• a projekt elkülönült erőforrásokkal rendelkezik, általában saját költségvetése van.

Hasonló, de szűkebb elvárásokat határozhatunk meg, ha összességében két elvárást támasztunk a projekttel kapcsolatban (Verzuh 2006):

• minden projektnek van kezdete és befejezése,
• minden projekt egyedi terméket állít elő.

A definíciókat, illetve a tulajdonságokat áttekintve érzékelhető, hogy néhány jellemző folyamatosan – szinte minden esetben – megjelenik a tárgyalásban. Határozottabban fogalmazva: bizonyos feltételek szükségesek ahhoz, hogy egy adott objektumot projektnek tekinthessünk. Ha a feltételeket összegezzük, akkor könnyedén alkothatunk egy meglehetősen egyszerű definíciót, amely a napi gyakorlatban is jól alkalmazható, és összeegyeztethető a menedzseléssel kapcsolatos fogalomrendszerrel is. A projekt alapjaiban véve egy adott kiinduló helyzetből, adott időtartamon belül, adott eszközökkel, egy specifikus (egyedi) célt elérni kívánó tevékenységsorozat. Áttekintve a megalkotott definíciót összhangban van a fejezet elején tárgyalt általános projektszemlélettel. Egyszerűbben és szemléletesen fogalmazva minden egyes projektnek:

• van kezdete,
• van vége,
• van egyedi célja és végül
• van egy önálló költségvetése.

Ezeket tekinthetjük egyszerű minimumfeltételeknek is („valami projekt legyen”), másik oldalról viszont minden egyes konkrét projektet meg is határoznak az alábbi tulajdonságok. Sőt egy adott projekt ennek megfelelően leírható, illetve definiálható:

• a célként elérendő eredménnyel,
• a teljesítés időtartamával,
• a teljesítés költségkeretével.

A napi gyakorlatban sűrűn előforduló félreértések elkerülése végett röviden kitérünk néhány speciális kérdésre, amelyek gyakran, mind a projekt sikerességére, mind a projekt létére hatással vannak. (A fogalmak ismételt áttekintése után már egyértelmű lesz a következő állítások „értelmetlensége”.)

• „A projekt sikeres, mert majdnem sikerült elérnünk a kitűzött célokat.” Nyilván ebben az esetben pontosan a sikertelenség került megfogalmazásra.
• „A projekt sikeres, csak a rendelkezésre álló költségkeretet léptük át.” Ebben az esetben sem beszélhetünk a szó szoros értelmében vett sikerről, hiszen a projektnek pontosan az egyik alkotóeleme az előre meghatározott költségvetési korlát.
• „A projekt sikeres, csak a rendelkezésre álló időkeretet léptük át.” Ugyanaz a logikai ellentmondás, mint az előző esetben, csak itt a „van eleje és vége” kritérium sérül.

Összegezve jelen tárgyalásban csak a fenti tulajdonságokkal rendelkező objektumokat tekintjük projektnek, illetve a sikeresség fogalmához mindhárom feltétel (egyedi cél elérése, költség- és időkorlát betartása) teljesülését megköveteljük.

Ellenőrző kérdések az eddig tanultakhoz

1. Mi a projekt?
2. Milyen tulajdonságai vannak a projektnek?
3. Hogyan és mivel definiálható egy projekt?
4. Milyen projekttípusokat ismer a sportban?