4.4. Projektek tervezése

A projektek életében különös fontossággal bírnak a különféle érdekeltek érintettek, akiket a vezető terminológia alapján leginkább stakeholdereknek nevezünk. A projektmenedzsmentben stakeholdernek tekintünk minden olyan személyt és szervezetet, amely befolyásolja, vagy befolyásolhatja a projektcélok megvalósulását. Jelen tárgyalásban az általános stakeholderekkel kapcsolatos alapismeretek tárgyalásától eltekintünk, viszont a sportrendezvények esetében részletesen tárgyaljuk az egyes érintett csoportokat.

A nemzetközi szakirodalomban Masterman 2004 (idézi Dancsecz 2008) a résztvevőkön és versenyzőkön felül az alábbi csoportokat határozta meg, akik részt vesznek a sportversenyen, vagy valamilyen formában érintettek a rendezvény által:

• Hivatalos személyek: hivatásos, vagy önkéntes pontozók, bírók, játékvezetők
• Kíséret: azon személyek, akik elkísérik a versenyzőket; edzők, csapatkísérők és családtagok.
• Szállítók: akik biztosítanak minden eszközt és szolgáltatást, ami a rendezvény során szükséges.
• Rendezvényügynökségek: kiegészítő programokkal színesítik a rendezvényt, gondoskodnak az élményről.
• Személyzet: fizetett dolgozók és önkéntesek, akik a szervezés minden területén tevékenykednek.
• Nézők: a helyszínre jegyet vásárolt és a médiából tájékozódó érdeklődők, akik a rendezvény szerves részét képezik.
• Média: az információt, híreket szállítja a rendezvény előtt és alatt, illetve a rendezvény után is.
• VIP: a rendezvényre meghívottként érkező szponzorok, kormányzati személyek, vagy egyéb vendégek, akik jelentős befolyással lehetnek a rendezvényre, annak jövőjére.

Rövid érintett áttekintés után vizsgáljuk meg a projekttervezési tevékenységet. A projekttervezés elsődleges célja a projekt megvalósítási folyamatának, vagy résztevékenységeknek az időbeni megvalósulását - a megvalósulás időbeni összefüggéseit feltárja és ezáltal az idő tekintetében tervezhetővé tegye. A projekttervezés eredménye (outputja): egy konkrét terv, amelyet megvalósulási ütemtervnek vagy cselekvési ütemtervnek nevezünk. Ez a terv alapvető funkcióit tekintve kommunikációs és ösztönző eszköz, de az ellenőrzés és nyomonkövetés (monitoring) eszköze is. A projekttervezés értelemszerűen hozzájárul az erőforrások hatékonyabb felhasználásához is, mivel az egyes tevékenységekhez pontosan a szükséges és elégséges erőforrásokat rendeli hozzá.

A fentiek következtében a projekttervezési technikáknak minimálisan eleget kell tenniük az alábbi követelménycsoportoknak:

• Egyetemlegesség: egyrészt képes legyen megjeleníteni a megvalósítás összes tevékenységét, azok kapcsolódásait, illetve összefüggéseit, másrészt legyen alkalmas az ellenőrzésre, azaz hatékony eszköze legyen a projekt monitoringnak.
• Rugalmasság: a technikáknak folyton alkalmasnak kell lenniük a jövőbeni változások adaptálására.
• Áttekinthetőség a megvalósítási terv kommunikációs eszköz lehet a végrehajtásban résztvevők számára, s ösztönözhet a meghatározott időre történő teljesítésre.
• Pontosság, képes legyen megjeleníteni a megvalósítási folyamat realitásait, másrészt a tervezés során meg kell különböztetni a tényeket a feltételektől és feltételezésektől.

A gyakorlatban alkalmazott különböző projekttervezési technikák szükségképp eleget tesznek fenti követelményeknek. A projektek felépítését jelentős mértékben determinálják a különféle kölcsönös függőségek, interdependenciák, illetve bizonytalanságok, a lehetőségekhez mérten az alkalmazott tervezési technikának

A tervezés során minden esetben pontosan definiálnunk kell a tevékenységeket. A projekttervezés szempontjából tevékenységnek tekinthető a folyamat minden olyan eleme, amely bír az alábbi két tulajdonsággal:

• Két konkrétan megállapítható időpont között (kezdés és befejezés) kerül elvégzésre ÉS meghatározhatók a folytonosságot gátló körülmények.
• Az elem elvégzése valamilyen erőforrást igényel és a tevékenység helyszíne meghatározható.

Az alábbiakban két egyszerűebb tervezési eszközt mutatunk be, mindkettő használatát illusztráljuk is egy „kari sportnap” rendezvény megszervezésén keresztül.

Rendkívül közkedvelt és a projekt elemi tevékenységekre történő bontáshoz jól használható az ún. PBS diagram. (Pojekt Brakedown Structure)), mert jól különféle interdependenciák feltárására és elemzésére. Rá kell világítanunk, hogy a PBS nem teszi ugyan láthatóvá az interdependenciákat, de segíti az elemzőt abban, hogy feltárja azokat. Alapjaiban véve a PBS formáját tekintve egy szervezeti ábrákhoz hasonló, minthogy a megvalósítandó létesítményt a komplett létesítményből kiindulva, több szinten keresztülhaladva egészen az elemi tevékenységek szintjéig lebontva ábrázolja. Illusztráljuk a technikát a „kari sportnap” projekt példáján keresztül (23. ábra).

23. ábra Kari sportnap PBS diagram illusztráció

Forrás: saját szerkesztés

Rendkívül fontos a projekttervezés során az időtartamok és logikai kapcsolatok pontos feltérképezése. Az egyes tevékenységek időtartama megfeleltethető a tevékenységek elvégzéséhez szükséges időmennyiségnek, azaz a kezdés és befejezés időpontjai között eltelt idővel. A tevékenységek időtartamát számos különféle tényező befolyásolhatja:

• a tevékenység összetettsége,
• a tevékenységben foglalt munkamennyiség
• a tevékenységhez hozzárendelt erőforrások mennyisége
• az erőforrások teljesítőképessége
• számos korlátozó külső körülmények (pld: jogszabályi környezet, határidők, stb)

A tevékenységütemezés elvégzéséhez pontosan meg kell határozni az egyes tevékenységek közötti logikai kapcsolatot. Ehhez pontosan fel kell térképezni, hogy

• mely tevékenységek végezhetők párhuzamosan
• melyek azok, amelyeket csak egymást követően végezhetők (minthogy az egyik tevékenység megkezdésének a feltétele egy másik bizonyos hányadának, vagy egészének a befejezése.)

Módszertanilag erre – viszonylag egyszerűbb projektek esetén – pontosan a Gantt diagram a legalkalmasabb. A módszer elég komoly múltra tekint vissza, elsősorban az ipari alkalmazások területén. Nevét kifejlesztőjéről, Henry N. Gantt-ról kapta. Gyakorlatilag a múlt század elejétől használják az ipari termelés tervezési és ellenőrzési eszközeként. Jó alkalmazhatósága következtében az uniós pályázatok esetében rendkívül gyakran használt megoldás, amely szemléletesen ábrázolja az egyes tevékenységeket és függőségi viszonyaikat. Pontosan ezért például kimondottan alkalmas a különféle interdependenciák érzékeltetésére. A diagram a projekt időtervében foglalt tevékenységeket egy-egy sorral jeleníti meg a tervben, olyan módon, hogy a sorok hossza arányos a reprezentált tevékenység teljesítési idejével (24. ábra).

24. ábra A Gantt-diagram

Az alkalmazását megkönnyíti, hogy elkészítése mindössze négy lépésből áll, közben azonban „rákényszeríti” készítőjét a tervezett tevékenységek alapos végiggondolására. A módszer lépései:

• Első lépés a tevékenységek definiálása. Minden résztevékenységnek megfelelő részletességgel meghatározzuk a tartalmát (végiggondoljuk, mit is szeretnénk csinálni).
• Második lépés a tevékenységek logikai sorrendjének meghatározása. Az interdependenciák ismeretében feltérképezzük az egyes tevékenységek egymásra épülésének szabályszerűségeit, majd kijelöljük a megfelelő sorrendet.
• Harmadik lépés a tevékenységek időtartamának meghatározása. Minden egyes tevékenységhez a megfelelő időintervallumot rendeljük.
• Negyedik lépés: a fenti részelemekből a Gantt-diagram összeállítása.

A Gantt-diagramban a tevékenységek egymás alatti helyzete is időbeliséget jelez, mivel az elhelyezkedés jelzi a tevékenységek egymástól való függőségét:

• átfedéses kapcsolódás: az előző tevékenységet nem kell befejezni ahhoz, hogy a következő megkezdhető legyen.
• negatív átfedés: késleltetést jelez.

A diagramra rátekintve látható, hogy milyen viszonyban lehetnek egymással az adott tevékenységek:

• Bizonyos esetekben a vízszintes oszlopok egymás alatt helyezkednek el, következésképp ezen tevékenységek egy időben, egymással párhuzamosan végezhetők.
• Bizonyos esetekben a vízszintes oszlopok egymás mellett helyezkednek el, következésképp a tevékenységek csak egymást követően, szigorú szekvenciális sorrendben végezhetők.
• Bizonyos esetekben a vízszintes oszlopok bizonyos mértékű átfedéssel vannak, ez azt jelenti, hogy a tevékenységek egy előző tevékenységnek csak bizonyos mértékű előrehaladtával kezdhetők meg, főként azért mert valamelyik részoutputja az előző tevékenységnek inputja a rákövetkező tevékenységnek.

A módszer alkalmazásának további előnye, hogy az ún. függőségi nyilakkal a függőségi kapcsolat is megjeleníthető az ábrán. A Gantt-diagram segítségével az egyszerűbb projektek megvalósításának előrehaladása jól nyomon követhető. A GANTT-diagram kedvezőtlen sajátossága, hogy nagyon komplex és sok tevékenységből álló projekt esetében nem képes nyilvánvalóvá tenni az előbbiekben vázolt összefüggéseket, azaz a munkafolyamat interdependenciáit. Ezért jelentős kockázat, hogy bonyolult, sok tevékenységből álló és nagyszámú logikai kapcsolatot tartalmazó projektek esetében már a diagram átláthatatlan, és éppen alapvető funkciójának betöltésére válik alkalmatlanná.

Egy harmadik lehetséges és gyakran alkalmazott módszer az ún. „Kritikus Út Módszer” (CPM – Critical Path Method) egy az ötvenes évek végén kifejlesztett technika, mely egy projekt időbeni ütemezését számolja és elemzi, annak „gyenge pontjai” után kutatva. Gyenge pontok azok a lehetséges részfeladatok, amelyeknél előforduló csúszások a kölcsönös függőségek következtében az egész projekt csúszását okozhatják.

A tervezési technika legnagyobb előnyei az alábbiak:

• Egyrészt alkalmas az egész projektet áttekintő grafikus ábra készítésére
• Másrészt megfelelő hátteret biztosít a projekt megvalósításához minimálisan szükséges idő pontos meghatározására
• Harmadrészt a gyenge pontok pontos kijelölésére, ezzel alapot nyújt a jelenlegi terv optimalizálására

A CPM technikával történő projekttervezés egymásra következő lépései az alábbiak:

• A részfeladatok tisztázása
• A részfeladatok közötti összefüggések meghatározása (előfeltételek ellenőrzése)
• A projekt-diagram megrajzolása
• Minden részfeladat lehetséges kezdeti és befejezési idejének kiszámítása (ES, LS, EF, LF)
• A kritikus út meghatározása

Felmerülhet a kérdés, hogy mikor melyik tervezési technikát érdemes választani. Alapjaiban véve az eltérő szintű információs igények közvetlenül is meghatározzák a projekttervben foglalt tevékenységek számát és ezzel együtt a tevékenységek közötti kapcsolatokat is. Alapjaiban véve már a legmegfelelőbb projekttervezési módszer kiválasztása szisztematikus lépések sorozatából áll:

• Az információs igényszint rögzítése, amely jelentős mértékben befolyásolja a projekttevékenységekre történő bontását.
• Az információs igényszinttel összhangban lévő tevékenységek közötti munkafolyamat függőségek és egymásra épülések elemzése.
• A fentiek alapján a projekt munkafolyamat grafikai megjelenítésére leginkább képes projekttervezési technika azonosítása.

Ellenőrző kérdések az eddig tanultakhoz:

1. Miért fontosak a projektek tervezésénél a kölcsönös függőségek?
2. Milyen követelménycsoportoknak kell a projekttervezési technikáknak minimálisan eleget tenniük?
3. Mi jellemzi a PBS technikát?
4. Mi a Gantt-diagram lényege?
5. Milyen lépések során alakítható ki a Gantt-diagram?
6. Mire alkalmas különösen a CPM technika?