4.3. A projektek fázisai
Kevés olyan terület van, ahol ennyire komoly eltérések vannak a vélemények között és ennyire sokféle különböző tagolás alakult ki. Összegezve azonban a meghatározó tipizálásokat érzékelhető, hogy alapjaiban véve meglehetősen hasonlóak az egyes felosztások, és inkább elnevezésbeli, mint logikai különbségek vannak. A megismert projekt tulajdonságok ismeretében mindenekelőtt képzeljük el, hogy milyen módon történhet egy ilyen folyamat. Mindenekelőtt meg kell vizsgálni a projekt lehetséges megvalósulása esetén elérhető célokat, illetve érdemes áttekinteni megvalósításának szükséges feltételeit, illetve azt, hogy a szervezet megfelel-e ezeknek a feltételeknek. Ennek az előkészítési szakasznak végén döntést kell(ene) hozni arról, hogy a szervezet nekikezd a projekt megvalósításának. Természetesen, ha a támogató döntés megszületett, csak akkor lehet áttérni a konkrét megvalósításra. A következő szakasz a projekt „felállítása”, ezen szakasz legfontosabb feladata, hogy kijelölje a projekt működési kereteit. Ekkor kerülhet kialakításra a például a projekt személyi összetétele. Jelentős feladat még a projekt megtervezése, beleértve természetesen a projekt céljainak eléréséhez szükséges erőforrások számbavételét, és az egyes tevékenységekre történő felosztását is. Fontos szakasz a projekt konkrét megvalósítása, amely első lépése a projekttervek konkrét cselekvésekre történő lebontása, megjelölve a határidőket, illetve a személyi felelősöket. A végrehajtási folyamat utolsó lépése a projekt befejezésének szervezeten belüli elfogadása, az egyes munkafolyamatok befejezésének ellenőrzése. Az utolsó szakasz a projektzárás, amely során realizálásra kerülnek a projekt eredményei, illetve dokumentálni kell a tevékenység egészét. A fenti elképzelt projektmegvalósítási folyamat gyakorlatilag minden lépésre kitér valamilyen részletezettséggel. A rövid felvezetés után tekintsük át a projekt életciklusának legfontosabb tipizálásai közül néhányat.
A legegyszerűbb – de meglehetősen praktikus – felosztás mindösszesen három érdemi fázisra bontja fel a teljes életciklust (PMI 2004):
- kezdeti fázis
- köztes fázis
- lezárási fázis
A hazai szakirodalomban meghatározó jelentőségű a Görög Mihály által kidolgozott projektciklus, amely a stratégiai menedzsment rendszerébe is beilleszti a projekteket. Az így értelmezett projektciklus egyben a projektben foglalt tevékenységfolyamatok olyan koncepcionális keretét is adja, amelynek segítségével a folyamat lényegi összefüggései feltárhatóak, miközben mind a folyamat szempontjából, mind pedig annak a szervezeti stratégiával való összefüggései szempontjából értelmezi a kritikus döntési pontokat.
Ahhoz, hogy a (projekt)folyamatot elemezni tudjuk felvázoljuk a projekt-megvalósítási ciklust - mint koncepcionális keretet - ez a keret biztosítja a további elemzést. A projekt-megvalósítási ciklus a következő tevékenységi szakaszokat foglalja magában:
- Előkészítés szakasza
- Odaítélés szakasza
- Fizikai megvalósítás (vagy projekt kivitelezés) szakasza, ahol célszerű néhány mérföldkövet meghatározni, többek között a haladás mérésére, projektmonitoring)
- Utóelemzés (például projekt controlling)
- (A projekt működési szakasza)
22. ábra: A projektciklus
Forrás : Görög (2003)
A szakaszok elválasztásánál kötelező döntési pontok vannak, az egyszerűség (és a könnyebb megjegyezhetőség) kedvéért az óralapot hívjuk segítségül megjegyzésükre (22. ábra). S így a projekt-megvalósítási ciklus a kiindulóponthoz visszatéve: bezárul.
Az előkészítési szakaszban kerül sor a projekt iránti igény megfogalmazására és a projekt- elképzelések kialakítására:
- a projekt iránti igény megfogalmazása,
- különféle projekt-variációk kialakítása
- előzetes megvalósíthatósági tanulmány
A megvalósíthatósági tanulmányok számos területen valósulhatnak meg, ezek közül a legjellemzőbbek – értelemszerűen a projekt típusának függvényében – az alábbiak:
- műszaki megvalósíthatósági tanulmány
- környezeti és ökológiai tanulmány
- marketing tanulmány
- gazdasági tanulmány
- pénzügyi finanszírozási tanulmány
- társadalmi - politikai tanulmány
- szervezés - vezetési tanulmány
Rendkívül nagy fontossággal bír az odaítélési szakasz, gyakorlatilag ekkor „dől el” a projekt sorsa. Olyan kérdések kerülnek elemzésre, mint a megvalósítás résztvevői, a felhasználandó belső és külső erőforrások. – Beruházási típusú projekteknél, amikor a projekt célja valamilyen létesítmény fizikai megvalósítása, akkor az alábbi elemek sorolhatók ide:
- a szerződésstratégia kialakítása
- előzetes minősítés
- tenderdokumentáció kibocsátása
- ajánlatértékelés
- szerződés
Amennyiben pozitív döntések születtek és biztosított a projekt háttere minden vetületben, akkor következhet a projekt fizikai megvalósításának szakasza:
- tervezés
- beszállítás
- építés, szerelés
- üzembe helyezés, próbaüzem
Sportrendezvények esetén egy jóval világosabban definiált és részletesebben kidolgozott megközelítést alkalmazhatunk, mivel ebben az esetben a projektek egy speciális esetével szembesülünk.
A sportrendezvények szervezési folyamatát Wilkinson (1988), idézi (Nyerges – Petróczi 2007) öt fázisra bontotta a rendezvény ötletének felmerülésétől egészen az utólagos zárás folyamatáig.
- A megvalósíthatóság fázisa során meg kell vizsgálnunk a rendezvény ötletének kivitelezhetőségét, a szükséges létesítmények, emberi, tárgyi és anyagi erőforrások meglétét, illetve előteremtésének lehetőségeit. A vizsgálat és előzetes tervezés eredményeként megismerjük a megvalósíthatóságra vonatkozó elemzéseket és tényeket, kidolgozzuk az elképzelésünket, valamint megfogalmazzuk a sikeres szervezés kritériumait.
- A második fázisban, amikor a támogatók körének kialakítása történik meg kell határozni a rendezvény által érintett csoportok, valamint a támogató szervezetek és vállalatok képviselőinek (sportszervezetek, állami szervek, vendéglátás, szállás, közlekedés, biztonság, stb.) akciócsoportjait
- A készenléti állapot fázisa folyamán megtörténik a szervezésért és megvalósításért felelős csapat összeállítása, a felelősségek és hatáskörök meghatározása. Összeáll a teljes szervezési és ellenőrzési folyamat, a részletes munkatervekkel, beszámolási és ellenőrzési pontokkal. A szakasz eredményeként megtörténik minden előkészületi tevékenység és azok ellenőrzése, elkészül a rendezvény megvalósításának modellje.
- A rendezvény megvalósítási szakaszában a versenyek zavartalan lebonyolítása, a szükséges eszközök biztosítása a cél.
- A versenyek befejeztével a rendezvényszervezés folyamata még nem ér véget, szükség van ugyanis az elvégzett munka értékelésére. Meg kell vizsgálni és értékelni kell, hogy az érintett cégek, a résztvevő önkéntesek és maga a szervező bizottság megfelelő munkát végzett-e, és összességében sikeres volt-e a sportrendezvény?
Ellenőrző kérdések az eddig tanultakhoz:
- Milyen szakaszokból épül fel a projekt-megvalósítási ciklus?
- Miből indul ki a projektmegvalósítási ciklus és miért?
- Mi jellemzi az előkészítés szakaszát?
- Miben kell dönteni az előkészítési szakasz végén?
- Mi jellemzi az odaítélési szakaszt?
- Miben kell dönteni az odaítélési szakasz végén?
- Mi jellemzi a fizikai megvalósítás (projekt megvalósítás) szakaszát?
- Miben kell dönteni a fizikai megvalósítás szakaszának befejezésekor?