3.9. Felkészülés az előadásra

A legtöbben, ha előadást kell készíteni, akkor leülnek a számítógép elé, és felírják a címet az első diára, majd diáról, diára haladva leírják, amit mondani szeretnének. Mi ne így tegyünk! A teljes előadás megtervezése bonyolult folyamat, amihez sokszor egy jegyzetpapír alkalmasabb, mint valamilyen összetett eszköz, ami korlátok közé szorítja a gondolkodásunk.

Első lépés, hogy ismerjük meg a közönséget. Mennyien fogják látni az előadást? Ha sokan, akkor látványos színházi elemeket használhatunk, ha kevesen akkor könnyebben lehet interaktív az előadás. Ismerősök, vagy ismeretlenek lesznek számunkra? Ismerősök előtt könnyebb megszólalni, idegenek előtt több időt kell tölteni a bemutatkozással. Laikusok, vagy szakértők hallgatják majd az előadást? Ez a szóhasználatra, az előadás szakmai mélységére komoly hatással lehet, illetve a szükséges időt hosszabbíthatja, ha több dolgot kell elmagyaráznunk. A közönség pozitív, vagy negatív attitűdökkel érkezik-e? Érdekli-e a hallgatóságot az előadás? Ez meghatározó abból a szempontból, hogy mivel tudjuk megragadni a figyelmet, illetve kell-e leküzdenünk valamiféle ellenállást a témával, vagy az előadóval szemben. Gondoljuk át, hogy a közönség számára miért fontos a prezentáció meghallgatása? Mit adhatunk nekik? Ehhez azt is fel kell mérnünk, hogy a közönség hozzánk hasonló emberekből áll, vagy a társadalmi távolságot is le kell győznünk, mielőtt hiteles előadóvá válunk számukra.

A második lépés, hogy találjuk meg a helyes struktúrát. Ehhez az előadás lehetséges alkotó elemeit kell összeszednünk és könnyen érthető formába rendeznünk. Ehhez többféle módszert is használhatunk. Az első az agyviharzásnak (brainstorming) hívott ötletgyűjtő módszer, ahol az ötletek minősítése kategorizálása nélkül mindent megpróbálunk először összegyűjteni, majd ezt az ötlethalmazt értékeljük ki. Előnye, hogy nem szorítja keretek közé úgy a megoldáshoz vezető utat, mintha egy irányba indulnánk el. Az ötleteket többféle képpen is rendszerezhetjük. Logikai láncokat, halmazokat, gráfokat alkothatunk, vagy készíthetünk gondolattérképet. Utóbbi egy központi mag köré építve rendezi a gondolatokat. A központi magról leágazva létrehozhatunk különböző struktúrákat. Akár mélyebb hierarchiát, akár rendezett, vagy rendezetlen felsorolásokat. Képi, vizuális segédanyagainkat is csatlakoztathatjuk, vagy éppen hyeprlinkekkel teremthetünk kapcsolatot külső forrásokkal. Az elemek a rögzítés után könnyen átrendezhetők, csoportosíthatók, amíg meg nem találjuk az előadás stílusához, időkeretéhez leginkább illeszkedő elemeket. A gondolattérképek elkészítéséhez szintén találhatunk online, vagy letölthető célszoftvereket, de akár a PowerPoint segítségével is dolgozhatunk. A szakértők az első vázlatok elkészítésére azonban továbbra is a kézi jegyzetelést tartják leghatékonyabbnak. A másik lehetőség az úgynevezett római oszlopok módszere, ahol a 6. ábrán látható módon egy római templom építő elemeit használjuk a témák strukturálására. A cél, hogy a bevezető alapok fölé olyan stabil elemeket találjunk, amik a leginkább alátámasztják az előadás fő üzentét. Az alapokkal általában tisztában van az előadó, ezért elsőként a hatékonyan kommunikálható üzenet megfogalmazásával kell kezdeni, majd a lehetséges alátámasztások közül a legerősebb néhányat kiválasztani, és a sorrendet felállítani.

19. ábra A római oszlopok (balra) és gondolattérkép (jobbra) módszer vázlata.

Forrás: saját szerkesztés

Ezután kezdődhet meg a diák megtervezése, amire később térünk ki. A beszéd szövegének pontos megírása csak akkor javasolt, ha köszönő, vagy ünnepi beszédet mondunk, ahol általában nincs lehetőség diasor használatára és formailag kötött. Egyéb esetekben jobb megoldás lehet, ha a diasort látjuk el jegyzetekkel. A beszéd vokális jellemzői jól halhatóan megváltoznak a felolvasás hatására, valamint a közönséggel való kapcsolattartást is rendkívül megnehezíti, ha szöveget olvasunk fel. Ha pedig szavaljuk az előre megírt szöveget a diasor közben, akkor a hitelesség látszatát nehéz fenntartani, valamint a közbevetett kérdések is könnyen zavarba hozhatják az előadót.

Az első, bevezető szakasz átgondolása szintén fontos. Ha ismeretlenek előtt lépünk fel, és nem konferáltak fel, akkor mindenképpen be kell mutatkozni mielőtt belekezdnénk az előadásba. Alkalmazhatunk valamilyen rövid figyelem felkeltő technikát (kérdés, költői kérdés, érdekes tény említése, visszatekintés, előretekintés, idézet, analógia, metafora), ha nem kezdünk hosszabb történetbe, akkor érdemes elárulni az előadás célját, kiemelni már az elején a fő üzenetet. Amennyiben az időkeret nincs pontosan megszabva, akkor tájékoztassuk a közönséget, hogy várhatóan milyen hosszan fogunk beszélni, és ebben legyünk feltétlenül őszinték. Végül adjunk egy áttekintést az előadás fontosabb fejezeteiről, témáiról. Amire érdemes figyelni, hogy ez ne legyen unalomig ismert, felsorolás szerű. Mindenki tudja, hogy a középső szakaszt egy összefoglalás követi általában, de hogy ez pontosan mit is jelent számunkra az már érdekelheti a közönséget.

Törekedni kell az előadás folyamán a figyelem ismételt megragadására. Arra nem számíthatunk, hogy egy tíz percnél hosszabb előadás során a közönség minden tagjának a figyelme lankadatlan lesz. Ezért időnként audiovizuális betéteket illeszthetünk be, színészi eszközöket használhatunk, kérdéseket tehetünk fel, feladatot adhatunk, vagy éppen valami vizsgálható eszköz, mintadarab bemutatásával, átadásával tehetjük színesebbé az előadást. Feladatok, és vizsgálható tárgyak esetén számoljunk vele, hogy egyeseknek hosszabb időre el fogjuk veszíteni a figyelmét az előadás során.

A felkészülés ezen szakasza legalább olyan hosszú legyen, mint a diasor elkészítésével töltött idő. Beletartozhat természetesen az is, hogy az előadást magunkban, tükör előtt, vagy kisebb közönség előtt akár többször elpróbáljuk. A próba különösen hasznos az időkeretek megfelelő tartásában és a lámpaláz leküzdésében. Ha az előadás során több előadó is megszólal, akkor még inkább ajánlott a gyakorlás. Ha erre nincs lehetőség, akkor tartózkodjunk az olyan forgatókönyvektől, amik szerint az előadóknak az előadás több pontján, felváltva kell megszólalniuk.

Végül törekedjünk rá, hogy az előadásra olyan időben érkezzünk ami lehetőséget ad az akusztikus és technikai környezet felmérésére, módosítására. Ha szükséges, igényeljünk hangosítást, állítsunk a kivetítő paraméterein, vagy éppen helyezzük számunkra megfelelő helyre a pulpitust, ha erre megvan a lehetőség.