A verseny lebonyolítása
Az események kezdete előtt legalább két órával helyszíni szemlét kell tartani. Meg kell győződni, hogy a tervek szerint minden a helyén van. Szabadtéri esemény esetében az időjárástól függően rendszerint szükség van kisebb-nagyobb változtatásokra. Ilyenkor van lehetőség az utolsó simítások elvégzésére. Az esemény kezdési időpontjához közeledve ellenőrizni kell, hogy valamennyi közreműködő elfoglalja helyét. Ezután kerülhet sor az érkezők fogadására (résztvevők, látogatók, meghívottak stb.).
Az esemény sikerét befolyásolja a jó programindítás. A kezdésnél legyünk pontosak, külsőségeiben látványosak és ünnepélyesek. Arra kell törekedni, hogy már az esemény első pillanatai kellemes közérzetet, jó érzéseket nyújtson a jelenlévőknek. Még a legkisebb eseményeknél is alakítsuk ki a jó kommunikáció rendszerének hátterét, a hangosítást. Nagyobb méretű eseményeknél (olimpia, kontinens bajnokság, sportünnepélyek stb.) a verseny kezdetét a köszöntésen túlmenően ünnepélyessé teszik a szervezők, - ezt külön tervezik meg és szervezik. A jól sikerült kezdés pozitív hangulatot teremt, kedvezően befolyásolja a résztvevők (aktív közreműködők) és a látogatók (fizető nézők, meghívottak stb.) közérzetét egyaránt.
Az esemény kezdetétől a (fő) szervezőnek karmesteri szerep jut. Fő feladata a korábban elképzelt (megtervezett) program maradéktalan végrehajtása, ebben nyújt kiemelkedően fontos szerepet a bemondó, akinek a program szoros ismertetésén túl a versenyhez kapcsolódó korábbi eredmények, csúcsok, kiemelkedő személyiségek bemutatása is. Ez a főszervezői feladat csak akkor sikerülhet, ha csupán arra koncentrál, hogy zökkenő nélkül peregjenek az egyes programrészek, minden és mindenki a helyén legyen. Különösen ara kell figyelni, hogy az előre nem látható és szervezhető problémákat érdemben meg lehessen oldani. A szervezésért felelős személynek az esemény alatt „mindenütt" jelen kell lennie, így nem kötődhet helyhez és feladathoz. Amennyiben területileg is nagy a verseny színtere akkor érdemes a főszervezők, versenybírók és a bemondó kapcsolattartását, direkt módon (telefon, számítógépes adatközlés) megoldani.
Amennyiben meghatározó a jó indítás, olyan fontos az esemény színvonalas és emlékezetes befejezése. Ennek előkészítése már az esemény megkezdése előtt indul, amikor megtervezzük a feladatokat, esetenként magát a záró programot el is próbáljuk. Előfordulhat, hogy a záráskor eredményt kell hirdetni, értékelni kell a történteket. Ennek elvégzéséhez információk (eredmények, adatok, dokumentumok stb.) szükségesek. Ezt a munkát úgy kell megszervezni, hogy a zárás emiatt ne húzódjon el a szükségesnél hosszabbra (színhely, átrendezése, résztvevők csoportosítása, átadásra kerülő tárgyak előkészítése stb.).
A díjkiosztás lehetséges a verseny menetében illesztetten, vagy a verseny befejezését következően. Mindkettőnek van előnye, de az iskolai korosztályhoz, diákversenyekhez kapcsolódóan a verseny zárásaként minden korosztálynak és versenyszámainak együttesen javasoljuk a díjak átadását, - így válhat ez az esemény a versenynap fénypontjává. Minden versenyzőnek fontos a díjkiosztás, természetesen a díjazottaknak a legfontosabb, mert a teljesítményük elismerését élhetik át, ünnepélyes körülmények között. De, nagyon fontos mindazoknak is, akik az adott versenyen még nem értek el dobogós helyezést, - így nem gyűjthettek be érmeket és dicsérő tapsot sem. Ez a hiányérzetes ünnepi alkalom viszont, további koncentrált felkészülésre fogja serkenteni őket a következő versenyekre.
Az esemény programjának előrehaladásával a zárásra kell koncentrálni, amely a kis eseményeknél a rendező a vezető versenybíró köszöntésével, A nagyszabású programoknál pedig valamilyen kulturális produkciót jelenthet. Akik számára kevésbé jól sikerült a sporteseményen, sokat segíthet a jól „megkomponált" és megszervezett, élményszerű, emlékezetes záró program.