Egészségügyi adatok esetében gyakran fordul elő, hogy adatok egy része valamilyen mintát követ (pl. 1. beteg, 2. beteg, stb.), vagy más cellák adatain alapulnak. Ilyen adatok bevitelét könnyíti meg az automatikus kitöltés funkció, mely sok esetben feleslegessé teheti az ilyen adatok egyenkénti begépelését, ezzel rengeteg időt megspórolva a felhasználónak.
Az adott oszlopban már szereplő értékek automatikus ismétlése:
Ha egy cellába beírt első néhány karakter megegyezik az adott oszlop valamelyik bejegyzésének kezdetével, akkor az Excel automatikusan beírja a bejegyzés többi karakterét.
A szomszédos cellák kitöltése a kitöltőkockával:
A cellákat gyorsan kitöltheti egy adatsorral úgy, hogy az első pár cella kijelölése után elhúzza a cella jobb alsó sarkában található kitöltőkockát. A kitöltőkocka használatához ki kell jelölnie a sorozatot meghatározó cellákat, majd végig kell húzni a kitöltőkockát a kitölteni kívánt cellákon.
Számsorozatok esetében legalább az első 2 elemet meg kell adni, így a lépésköz kiszámításával a táblázatkezelő már ki tudja számolni a sorozat következő elemeit.
Vannak helyzetek, amikor elegendő csak egy elem megadása a listából:
- a hét napjai (pl. „szerda”, vagy rövidítve „sze”), lehet kis és nagybetűs, nem kötelező hétfővel kezdeni, vasárnap után ismét hétfő következik, bármilyen irányba folytatható,
- a hónapok nevei (pl. „március”, vagy rövidítve „márc”), lehet kis és nagybetűs, nem kötelező januárral kezdeni, december után ismét január következik, bármilyen irányba folytatható,
- előre definiált egyéni listák esetében,
- dátumok 1 nappal való növelésekor
- egyéb speciális esetben (pl. „beteg1”, „1 beteg”, „1. beteg”, stb. típusú adatok esetében a számok automatikusan növekednek).