Egészségügyi adatok kézi bevitelénél gyakran előforduló probléma a véletlen elgépelés, adatoszlopok elcsúszása vagy a nem konzisztens adatbevitel (pl. férfi/nő vagy f/n keveredése). Ez a probléma halmozottan fordulhat elő egy adathalmaz több felhasználó általi bevitelekor.
Adataink kézzel való bevitelében sok segítséget nyújthat az Excel, amennyiben ezeket ismerjük és kihasználjuk. Az egyik ilyen lehetőség az adatérvényesítés.
Adatérvényesítéssel korlátozhatjuk, hogy a felhasználók milyen típusú és milyen intervallumba eső adatokat vagy értékeket írhatnak a cellákba. Pl. ha a vizsgálatba bevont páciensek esetében a születési dátum mindenképpen érvényes dátum kell, hogy legyen, illetve ha csak adott generáció vizsgálunk, akkor elvárhatjuk azt is, hogy ezek a dátumok egy adott időszakba essenek. Vagy ha egy orvosi ellátással kapcsolatos kérdőív egy kérdésére adható lehetséges válaszait egész számokkal kódolva tároljuk, akkor a megengedett adattípus az egész szám lesz, az intervallum pedig a lehetséges válaszok száma.
Az adatérvényesítés bekapcsolásához először ki kell jelölnünk az érintett cellákat, majd kattintsunk az Adatok szalag Adateszközök csoportjában az Adatok érvényesítése parancsra.
Adatérvényesítés
A Beállítások fülön adhatjuk meg az érvényességi feltételeket. A Bármilyen érték azt jelzi, hogy jelenleg nincsenek feltételek definiálva.
A figyelmeztető üzenetet a második adatérvényesítési fülön állíthatja be. Az itt beállított szöveg egy kis buborékablakban figyelmezteti a felhasználót a cellára megadott érvényesítési szabályról.
Adatérvényesítés - Figyelmeztető üzenet