Egy táblázatkezelő munkalapjaira természetesen mi magunk is beírhatjuk az adatainkat. Ügyelnünk kell azonban pl. arra, hogy minden cellába csak egy adat írható, ami viszont különböző típusú is lehet. Ezen fő adattípusok a következők:
Szám: Csak számjegyeket és tizedesjelet (az operációs rendszer beállításától függ, magyar környezetben általában vessző, angolban pont), illetve előjeleket, százalék jelet vagy valamilyen pénznem jelét tartalmazhatja. Nem írhatunk a cellába más karaktert (szóközt, betűt), mert akkor elveszti a szám jellegét, és a program nem tud vele számolni. A számokat és számjellegű adatokat (dátum, idő) a táblázatkezelők alapesetben jobbra igazítják. A számok maximum 15 jegy pontosságúak lehetnek. Formátumuk viszont igen sokféle: pl. százalék, tört, pénznem, tudományos, stb. Egészségügyi környezetben ilyen adat lehet a testmagasság, testtömeg, szisztolés vérnyomás vagy egyéb numerikus értékek.
Szöveg: Bármilyen karaktert tartalmazhat. A szövegeket a táblázatkezelő automatikusan balra igazítja. (Ha véletlenül elírunk egy számot, vegyük észre, hogy ha az nem jobbra, hanem balra lesz igazítva.) Ha a begépelt szöveg nem fér el a cellában és az azt követő cellák üresek, akkor a szövegünk ráúszik az öt követő cellákra, de a teljes tartalom az eredeti cellához tartozik. Egészségügyi környezetben ilyen karaktersorozat lehet a betegek neve, születési helye, betegsége, stb.
Dátum: A dátum valójában speciálisan formázott szám, legalábbis az 1900.01.01 és az utána következő dátumok. Magyar nyelvű környezetben a dátumok hivatalos formátuma „éééé.hh.nn.” pl. 2018.01.01. Egészségügyi környezetben ilyen adat lehet a születési idő vagy a legutóbbi kezelés dátuma.
Idő: Az időértékek a háttérben ugyancsak számok, hivatalos formátuma „ó:pp:mm” pl. 11:59:59. Egészségügyi környezetben ilyen idő jellegű adatként a mérések ideje, műtét kezdési időpontja, stb. tárolható.
Amennyiben adatainkat nekünk kell kézzel felvinnünk, a táblázatkezelő több olyan eszközt is ad a kezünkbe, amelyek segítségével gyorsabban és a lehető legkevesebb hibával tudjuk ezt megtenni. Ilyen eszköz pl. az adatérvényesítés vagy az automatikus kitöltés.