Az egészségügyi ellátás egyre növekvő mennyiségű adatot szolgáltat. Az adatok egy része feldolgozatlanul kerül archiválásra fizikai és/vagy elektronikus formában, egyre nagyobb részük igényel további feldolgozást. Az adatfeldolgozás célja egyrészt az adminisztrációs terhekkel összefüggő kimutatások vagy finanszírozási statisztikák készítése, másrészt az élettudományi tudományos kutatási tevékenységhez kapcsolódik. Bár a feldolgozás jellegétől függetlenül erre a célra speciális célprogramok is rendelkezésre állnak (pl. kórházi informatikai rendszerek, vérnyomás holter), az így keletkező adatok nagy részének végleges feldolgozása általános célú irodai programcsomagokkal (pl. Microsoft Office, Libre Office, iWork) elvégezhető.
A Microsoft Word, az Open/LibreOffice Write, illetve a többi dokumentumszerkesztő is tartalmaz alapvető táblázatkezelési lehetőségeket, de általában célszerűbb a táblázatokat táblázatkezelőben elkészíteni és szükség esetén az egészségügyi dokumentumokba beilleszteni. Ezek a dokumentumok az egészségügy minden területén előfordulnak például a leletekben, kimutatásokban, jelentésekben, disszertációkban, ismeretterjesztő és tudományos kiadványokban.
A táblázatkezelők előnyei akkor mutatkoznak meg a szövegszerkesztőkhöz képest, ha a táblázatba írt adatokon különböző műveleteket is el kell végeznünk, esetleg grafikonon ábrázolnunk kell őket, rendezni vagy szűrni kell őket vagy egyéb kimutatást kell készítsünk belőlük.
A táblázatkezelők olyan programok, amelyekben adatainkat táblázatokba rendezhetjük, rajtuk különböző (pl. matematikai, statisztikai) műveleteket végezhetünk. Többszáz, különböző kategóriába rendezett beépített függvény segíti a feladatok megoldását, amelyet a haladó felhasználók valamilyen programozási nyelven (pl. MS Visual Basic for Applications, VBA) írt makrókkal tovább bővíthetnek. Adataink érthetőségét rugalmasan kezelhető diagrammok és egyéb ábrák segítségével tehetjük könnyebbé.
Alkalmazási területük nagyon sokrétű, az egyszerű matematikai számításoktól a bonyolult és összetett statisztikai, mérnöki és pénzügyi feladatokra szinte minden területen használják. A táblázatkezelők ezen képességei az egészségügyi adatok feldolgozásában és archiválásában is nagyon hasznosak. Ezért a jelen tananyagunk is az egészségügyi adatok általános célú feldolgozására alkalmas táblázatkezelő programokra, azon belül is a Microsoft Excelre fókuszál. Ugyanakkor az itt taglalt fogalmak és adatfeldolgozási műveletek a többi táblázatkezelő programnál is hasonlóan felhasználhatók.
A táblázatkezelők általában részei valamilyen irodai programcsomagnak. Pl. a Microsoft Excel a Microsoft Office táblázatkezelője, a Libre Office táblázatkezelőjét pedig Calcnak hívják.
Az egészségügyi adatok feldolgozásának bemutatásához a Microsoft Excelt választottuk, mivel a magyar felsőoktatásban és közigazgatásban, illetve szinte a világ minden országában ez a legelterjedtebb táblázatkezelő. De természetesen bármely táblázatkezelő ismerete elegendő ahhoz, hogy a többivel is meg tudjuk oldani a kívánt feladatokat, hiszen az alapfunkciók és a működési mechanizmusok mindegyik ilyen szoftver esetében megegyeznek.