Mielőtt elmerülnénk az egészségügyi adatokkal kapcsolatos táblázatkezelés rejtelmeibe, érdemes tisztázni néhány, a témakörébe tartozó alapfogalmat.
A táblázatkezelőkkel készített állományokat (fájlokat) munkafüzetnek hívjuk. Ezeket az állományokat valamilyen háttértárolón (pl. merevlemez, pendrive) tároljuk. Az egészségügyi adatok kezelését tekintve, egy munkafüzetbe szoktuk összegyűjteni a valamilyen szempontból összetartozó táblázatokat. Pl. egy állatkísérletes projekthez tartozó összes feldolgozandó adattáblát vagy egy humán tanulmány esetében az összes vizsgált betegadatot.
A munkafüzet munkalapokból áll. Minden munkalap egy nagyméretű táblázat, mely sorokból és oszlopokból épül fel. Az egyes munkalapok között a munkalap fülek segítségével választhatunk, melyeken a munkalapok nevei láthatóak. A munkalapok átnevezhetőek, átrendezhetőek, törölhetőek, másolhatóak, illetve új munkalappal bármikor bővíthetőek. Az egészségügyi adatok tekintetében egy munkalapon általában egy összetartozó adathalmazt, adattáblát szoktunk tárolni. Ez lehet pl. egy beteg összes adata vagy több betegből vagy mintából nyert összetartozó adatsorok. A munkalapok mérete néhány sortól és néhány oszloptól, a több százezer sorig és több ezer oszlopig terjedhet. Valamilyen orvosbiológiai mérőeszközzel (pl. BIOPAC), nagy mintavételi frekvenciával és hosszabb ideig mért adatok mennyisége pl. nagyon gyorsan elérheti a többszázezres nagyságot.
A munkalapok sorai számokkal vannak azonosítva. A munkalapok sorai egészségügyi adatok esetében általában megfelelnek egy adatrekordnak, tehát valamilyen szempontból összetartozó adategységnek. Pl. egy beteg egy megjelenéséhez kapcsolódó összes paraméternek. Az egy sorban lévő adatokat tehát általában egy egységként (rekordként) kezeljük, figyelve arra, hogy az egyes táblázatkezelő műveletek (szűrések, rendezések) ezt az egységet ne bontsák meg.
A munkalapok oszlopainak azonosítására az angol abc betűi használatosak (vagy némely esetben azokat is számokkal azonosítjuk). Az egészségügyi adatainkat tekintve egy oszlop legtöbbször egy vizsgált paraméternek felel meg. Pl. egy betegadatbázisban egy beteg szisztolés, diasztolés vérnyomása, vércukor értéke, oxigén szaturációja, stb. Az oszlopokat (paramétereket) mindig úgy kell megválasztanunk, hogy minden oszlop, minden sorában csak egy adatelem megadására van lehetőség. Nem lehet pl. egy oszlopban, numerikus adatként tárolni egyszerre egy összetartozó szisztolés és diasztolés vérnyomásértéket.
Egy sor, illetve oszlop találkozásában lévő elemi beviteli egységet cellának nevezzük. A táblázatkezelők egy cellájába csak egy (típusú) adat írható. Képletekben, függvényekben hivatkozhatunk a cellákban tárolt adatokra (lásd később). Az aktuális (aktív) cellát mindig a cellamutató (pl. egy zöld keret) jelzi. Aktív cella minden munkalapon csak egy lehet, ebbe vihetünk be adatot. Kísérletes adatokat tekintve egy cella, egy adott rekordhoz tartozó adatelemet tartalmaz. Pl. egy állatkísérletes mérés esetében, egy adott kísérleti alany egy adott szituációban mért légúti ellenállás értékét.
Cellák összefüggő, téglalap alakú halmazát tartománynak nevezzük. A tartományon belül is mindig csak egy aktív cella lehet. A tartományra hivatkozni annak bal felső, illetve jobb alsó sarkában lévő celláinak címkéjével tudunk (lásd később). Tartomány lehet tehát pl. valamilyen orvosi adatokat tartalmazó adattábla vagy annak egy adott szempontból érdekes részhalmaza, amelyen valamilyen műveletet szeretnénk elvégezni.
A képlet egy matematikai formula, kifejezés az ismert matematikai operátorokkal megadva. A képletek lehetnek egyszerűek, összetettek és hivatkozhatnak (akár másik munkalapon, munkafüzetben lévő) cellákra, cellatartományokra. Általában a táblázatkezelőkbe a képleteket „=” jellel kezdjük. Amennyiben az „=” jel elmarad, a képlet nem lesz végrehajtva. A mindennapi orvosi gyakorlat is rengeteg képletet használ, pl. a testtömeg index, az artériás középnyomás vagy éppen a korrigált QT intervallum meghatározására. Amennyiben a szüksége alapadatok rendelkezésre állnak, nagy tömegben való kiszámításukra mindenképpen valamilyen táblázatkezelő a legjobb megoldás.
A függvények olyan előre definiált műveletek, amelyek a megadott argumentumokon (ami lehet 0, 1 vagy több) végeznek el számításokat és az adott műveletek eredményét (ritkább esetben eredményeit) adják vissza. A táblázatkezelők többszáz előre elkészített függvénnyel segítik az adatfeldolgozást. Nem kell bajlódnunk az időnként rendkívül összetett és bonyolult matematikai képletekkel, csak a kiválasztott függvény megfelelő felparaméterezésével ki tudjuk számolni pl. egy beteghez tartozó összes szisztolés vérnyomásérték szórását, mediánját vagy egyéb statisztikai paraméterét.