Gyűjteményszervezés és kezelés

Ebben a leckében 3 dologról fogunk beszélni.

Gyűjteményszervezés

Mi alapján válogatják külön az egyes csoportokat?

Raktári rend

Hogyan rendezzük sorba a csoporton belül a könyveket?

Katalógustípusok

Hogyan találjuk meg a könyveket?

Fontos

A szövegben csillaggal jelölt fogalmakat felugró ablakban olvashatja, illetve kereshető formában az alábbi weboldalon tudja elérni, vagy az ETA-ban a Könyvtárhasználati kislexikon nevű pdf-ben láthatja az adott fogalom, szakszó részletesebb magyarázatát!

Ahhoz, hogy egy könyvtár megfelelő hozzáférést tudjon biztosítani az állományához a dokumentumokat megfelelően rendezettséggel kell tárolnia. Ha nem lehet megtalálni a kívánt információkat, akkor az gyakorlatilag hozzáférhetetlen lesz a könyvtárban.

Ehhez éppen ezért két dolgot is el kell végeznie a könyvtárnak:

a dokumentumok valamilyen módon történő csoportosítását
ezeken belül a megtaláláshoz szükséges jelzetrendszerek kialakítását és használatát

Egy könyvtár gyűjteményét* (állományát)A könyvtár könyvekből, folyóiratokból, más nyomtatott, továbbá elektronikus dokumentumokból álló állománya. első körben a könyvtár típusa és az abból eredő meghatározott gyűjtőköre*„Az a szűkebb vagy tágabb szakterület, amelynek irodalmát a könyvtár rendszeresen beszerzi.” '('Fővárosi Pedagógiai Intézet, 2001 p.235')' szabályozza. Például amíg egy egyetemi könyvtár gyűjtőkörét nagyrészt az oda járó hallgatók és oktatók könyvszükségletei alakítják (tankönyvek, szakkönyvek), addig egy városi könyvtár az általános szak- és szépirodalmi könyvek mellett a legtöbbször a városhoz kapcsolódó helyismereti gyűjteményt is tárol.

A gyűjteményeknek általában két nagyobb részük van:

Törzsgyűjtemény: központi, nagyobb rész

Különgyűjtemény: általában külön olvasói térben

A gyűjtemények kialakításának szempontjai

dokumentum- és kiadványtípus szerint tagolt gyűjtemények

Ezt a csoportosítást az indokolhatja, hogy egyes dokumentumtípusok annyira eltérőek a többitől, hogy tartalmi feltárásuk, a rajtuk használható jelzetrendszerek és tárolásuk nem egységesíthető.

Például

Audiovizuális dokumentumok tárolása általában egy külön számítógépes teremben történik, mivel más a formájuk és más jellegű adatok alapján lehet keresni közöttük.

tematikus gyűjtemények

A különgyűjtemények sokszor ilyen tematikus gyűjtemények, amelyek szorosan kapcsolódnak egy speciális témához, amit a könyvtárnak gyűjtenie és szolgáltatnia kell.

Például

Helytörténeti gyűjtemény, amelyet egy városi könyvtárnak kötelessége szolgáltatni, gyakran kerül kiemelésre, hogy könnyebb legyen az olvasóknak hozzáférni, megkeresni a benne elérhető információkat.

A könyvtárak felépítése

Érthető módon a különféle könyvtárak felépítése, belső rendje eltér, szerkezetük attól is nagyban függ, hogy több milliónyi, vagy csak pár tízezer könyvet kell elérhetővé tenniük az olvasók számára.

Zárt raktári rendszer	Szabadpolcos rendszer
Zárt raktár (Kokas 2007)	Olvasóterem (Forrás: http://www.ek.szte.hu/tortenet/)
A dokumentumok nagyobb része az olvasók által nem látogatható helyiségekben van, ahol helytakarékosabban tárolhatóak, akár speciális mozgatható polcrendszereknek köszönhetően. Innen általában külön kéréssel lehet hozzáférni a dokumentumokhoz.	A szabadpolcos rendszer könyvei között az olvasó személyesen tud keresni, ezek gyakran helyezkednek el egy-egy olvasóteremben.

Viszonylag gyakori a két rendszer keveredése, minél nagyobb egy könyvtár állománya, annál inkább rákényszerül a zárt raktárak használatára is.

A dokumentum használatának lehetősége szerint

A két legnagyobb kategória a kölcsönözhető dokumentumok vagy a csak helyben használható dokumentumok. Utóbbiak elkülönítésére azért lehet szükség, mert esetleg kevés darab/példányszám van az adott könyvből, ám sokan keresik vagy pedig muzeális értékkel bírnak.

Vannak olyan könyvtárak, ahol ezek külön is vannak helyezve (pl.: egy régi könyveket tartalmazó, külön helységben lévő különgyűjteményben) vagy pedig a többi könyv közé vannak téve, jelölve, hogy bizonyos példányok nem kölcsönözhetőek, így a betérő olvasó mindig legalább egy dokumentumot a kezébe tud venni az adott műből.

A könyvek fizikai elhelyezésén túl szükség van valamilyen rendszerre, amivel meg is lehet őket találni a helyükön, anélkül, hogy a könyvtárosnak kellene észben tartania az összes meglévő könyvet a könyvtárban. Ezt szakszóval a dokumentumok visszakereshetőségének szoktuk mondani. Ehhez egy úgynevezett raktározási rendszert kell kialakítani, amin belül a raktári jelzet lesz az, ami egyértelműen azonosítja, meghatározza a dokumentum helyét.

A raktári rendszereknek két nagy csoportja van: a rendszerező és a mechanikus elrendezési mód.

Rendszerező raktári rend

TEMATIKUS	szakterületek alapján történő elhelyezés általában kisebb könyvtárakban alkalmazzák, nagyobb könyvtárakban csak egy-egy gyűjteményrész vagy szabadpolcos gyűjtemény kerül ilyen módon elhelyezésre a polcokon a tematikus csoportosításnál a raktári jelzet lehet egyedi vagy egy általánosabban használt rendszer (Példa: ETO)
BETŰREND	itt a rendezés szempontja a szerző vezetéknevének (annak hiányában a dokumentum címének) kezdőbetűjéből és egy számból álló kombináció (Cutter szám) ezt használják önállóan is, amikor elég csak a betűrend meghatározása a dokumentumok megtalálásához a legtöbbször egy egyéb, például tematikus csoportosításon belül is használják, azért, hogy a meghatározott szakterületen belül közvetlenül a dokumentumot is könnyebb legyen megtalálni
EGYÉB	ritkább rendszer, például kronológiai és földrajzi

Mechanikus raktári rend

Kialakulása a könyvtárak egy részének zárt raktári terekben történő tárolásához köthető. Az egyre bővülő könyvtári dokumentumok helytakarékos, zárt, az olvasó által el nem érhető helyen történő tárolása nem igényelte a fentebb tárgyalt raktári rendek használatát. Egy zárt raktárban általában a beérkezés sorrendjében kaptak raktári jelzetet a könyvek (folyamatos sorszámozás), amelyeket így csak a katalógus alapján lehet visszakeresni, azonban a tematikusan csoportosított könyvekhez képest az így elhelyezett könyvek jóval kevesebb helyet foglalnak el.

Tehát valamilyen módon bizonyos helyeken már elkezdtük csoportosítani a dokumentumokat, azonban a rendezési elven belül még el kell őket látni raktári jelzettel, hogy tudjuk melyik csoportban és azon belül is pontosan hol találhatóak. Erre van szükség ahhoz, hogy egy könyvtáron belül gyorsan és hatékonyan megtalálhassuk a keresett dokumentumokat, amelyek az általunk vágyott információkat tartalmazzák.

Az alább felvetett kérdésekre miszerint:

a keresett dokumentum mégis melyik sok sor melyik részén található?

ezen a szűkebb témán belül milyen könyvek vannak, és azok hol találhatóak?

továbbra sem kapunk választ, kivéve, ha csak 100db könyvet és két jó memóriájú könyvtárost találunk az adott könyvtárban.

Szükségünk van tehát valamilyen eszközre, ahol meg tudjuk nézni ezeket a dolgokat, mint például azt, hogy mi egy adott könyv jelzete, ami azután elirányít minket a polcok között. Erre valók az úgynevezett raktári nyilvántartások (katalógusok), amelyek ma már elsődlegesen adatbázisokban vannak tárolva és a következő leckében a feltárás során tárgyalt információk alapján visszakereshetővé teszik a dokumentumokat.

"A katalógusok arra az ötletre épülnek, hogy míg egy könyv fizikailag csak egy helyre rakható, addig a róla készült rövid leírás tetszés szerinti példányban előállítható és besorolható. A katalógus egy eleme a dokumentumot helyettesíti, annak névjegye, minden fontos adatot tartalmaz róla. Ezek formailag leírják a könyvet (címleírás), besorolják, hogy milyen témakörbe, témakörökbe tartozik (szakozás). Ahhoz, hogy a katalógusok egységesek és pontosak legyenek, szigorú szabályok alapján kell dolgozni." (Kokas 2007 40. o.)

Charles Ammi Cutter a 19. században fogalmazta meg azokat az alapelvárásokat a könyvtárakkal/könyvtári katalógusokkal szemben, amelyeknek köszönhetően azok ténylegesen visszakereshetővé váltak. Ezek az alapelvárások azokkal a kérdésekkel vannak összhangban, amelyekkel az olvasók keresik fel a könyvtárakat.

Mik ezek a kérdések?

Megvan-e az a könyv a könyvtárban:

aminek adott illető a szerzője?

aminek a címe … ?

ami egy bizonyos témában íródott?

Milyen könyvek vannak a könyvtárban:

amelyeket az adott illető írt?

amelyek az adott témában íródtak?

amelyek adott műfajon belül íródtak?

Ahhoz, hogy ezekre a kérdésekre tudjon válaszolni a könyvtáros olyan katalógusra van szüksége, amely akár egy név vagy cím, akár egy téma alapján gyorsan meg tudja mutatni, hogy hol található az olvasó által kért dokumentum. Ma már egy adatbázisban mindezen szempontok alapján meg tudjuk keresni, amire szükségünk van. Korábban viszont általában két katalógustípust használtak erre.

Nézzük meg a továbbiakban, hogy mit takar ez a két katalógus.

Tehát a lecke végére érve, ha van egy szerzőm, képes vagyok már a katalógusban megkeresni az összes általa írt művet, és látok ezekről a művekről leírásokat, többek között egy jelzettel együtt. A jelzetről már tudjuk, hogy megmutatja, hol találom meg pontosan az adott dokumentumot, de a következő leckében megnézzük azt is, hogy ez pontosan mit takar és hogyan működik.

Irodalomjegyzék:

Fővárosi Pedagógiai Intézet (2001): Bevezetés a könyvtárhasználat tanításába: Módszertani segédanyag óraleírásokkal. Budapest: Fővárosi Pedagógiai Intézet, 2001
Kokas Károly (2007): Könyvtárhasználat 6-9. Szeged: Mozaik Kiadó, 2007