Az egészségügyi adatelemzés egyik fontos része az adatok rendezése. Az adatok rendezése gyorsabban áttekinthetővé és érthetővé teszi adatainkat, könnyebb lesz a keresett adatok rendszerezése és megtalálása. Gyorsan megtalálhatjuk egy adatoszlopban a legkisebb vagy legnagyobb értékeket, pl. a legidősebb pácienst, a legnagyobb vérnyomásértéket, a legmagasabb vércukorszintet, stb.
Az adatokat rendezhetjük abc sorrendbe (A-tól Z-ig vagy Z-től A-ig), szám szerint növekvő vagy csökkenő sorrendbe, dátum és idő szerint (a legrégebbitől a legújabbig vagy a legújabbtól a legrégebbiig) vagy akár formátum szerint (pl. cellaszín, betűszín) is.
A táblázatunk valamelyik paramétere (oszlopa) szerinti rendezéséhez válasszuk ki az adott oszlop bármelyik celláját, majd kattintsunk az Adatok szalagon lévő A-tól Z-ig vagy Z-től A-ig eszközére (Rendezés és szűrés csoport). A rendezés során a táblázatunk teljes sorai (rekordjai) fognak cserélődni, hiszen egy-egy sorban összetartozó értékek vannak.
MEGJEGYZÉS
A rendezés során ügyeljünk arra, hogy az adott oszlopban azonos típusú adatok legyenek. Pl. mind szám, vagy mind szöveg, stb.
Töröljük továbbá a kezdő szóközöket, amelyek megzavarhatják a rendezés pontosságát.
Rendezés több oszlop vagy sor szerint
Előfordul, hogy több szempont (oszlop vagy sor) szerint kell rendezni adatainkat, vagyis ha az első rendezési szempont szerint az értékek azonosak és a sorrend nem egyértelmű, akkor további (maximum 64) rendezési szinteket lehet megadni. (Pl. ha életkor szerint rendezzük a pácienseket és több azonos életkorú van, akkor második, harmadik, stb. rendezési szempont megadásával egyértelművé tehetjük a táblázatban a sorrendjüket.)
Ebben az esetben az Adatok szalagon lévő Rendezés eszközt (Rendezés és szűrés csoport) kell használnunk. A megjelenő dialógusablakban (lásd következő ábra) az Újabb szint gombbal adhatunk újabb rendezési szempontot adatainkhoz. A Beállítások gomb pedig lehetőséget nyújt arra, hogy a rendezés irányát, illetve a kis- és nagybetűk különbözőségét kezeljük.
Többszintű rendezés
MEGJEGYZÉS
Rendezéskor, a „Rendezés alapja” beállításban lehetőségünk van megadni formátum (cella színe, betűszín, cellaikon) szerinti rendezést is.