Egészségügyi adatok feldolgozása általában nem fejeződik be az adatok bevitelével, azokkal legtöbbször matematikai, statisztikai műveleteket kell végrehajtani. Ilyen feladatra példa a testtömeg-index (BMI) számítása a testmagasság és testtömeg alapján, a beavatkozáskor aktuális életkor kiszámítása a beavatkozás ideje és a születési idő segítségével, a vizsgált időszakban mérhető maximális vérnyomás-érték kigyűjtése, stb. Ezen műveleteket elvégezhetjük a bevitel során, egyesével minden ilyen értéket kiszámolva és begépelve, vagy pedig függvények segítségével automatikusan is. A függvények használata nem csak a beviteli időt csökkentik (hiszen sok származtatott adatot nem kell előre kiszámolni), de a beviteli hibák lehetőségét is drasztikusan mérsékli.
A függvények olyan előre definiált képletek, amelyek az ún. argumentumokban (feltételekben) megadott értékek használatával műveleteket hajtanak végre. A függvények segítségével egyszerű vagy összetett számításokat is elvégezhetünk, illetve ezek tetszőlegesen egymásba ágyazhatóak.
Az Excelben az argumentumokat mindig zárójelbe tesszük. Amennyiben egy függvénynek több argumentuma van, akkor közéjük a magyar környezetben pontosvesszőt (;) kell tenni (az angol környezetben pedig vesszőt). Van olyan függvény is, amelynek nincs argumentuma, a zárójeleket viszont ebben az esetben sem hagyhatjuk el. A függvények elé, akárcsak a többi képletben mindig ki kell tennünk az egyenlőségjelet, ellenkező esetben az Excel nem fogja végrehajtani azt.
A függvények általános alakja:
=FÜGGVÉNYNÉV([argumentum1[; argumentum2; … ]])
Szögletes zárójelben a nem kötelező argumentumok vannak megadva.
Példák:
=SZUMHA(F:F;K7;H:H) - A SZUMHA függvény 3 argumentummal, melyek ”;”-vel vannak elválasztva
=MA() - A MA függvény argumentum nélkül
Az Excel a függvényeket kategóriákba rendezi (Pl. Pénzügyi, Logikai, Szöveg, Dátum és idő, Statisztikai, Keresési és hivatkozási, Matematikai és trigonometriai, stb.). Lényegében mindegyik kategóriában fordulnak elő olyan függvények, melyek egészségügyi adatok feldolgozására használhatóak. Vannak speciális kategóriák, mint „A legutóbb használt”, amely a legutóbb használt 10 függvény tartalmazza és a „Mind”, amiben az összes függvény megtalálható.