Minden táblázatkezelésben végzett adatfeldolgozási feladat kulcsa a cellahivatkozások rendszerének pontos ismerete, hiszen szinte minden képletben és függvényben ezeket a hivatkozásokat kell használnunk.
Az egészségügyi adatbázisokat tekintve a hivatkozások azt a lehetőséget jelentik, hogy bármely adattáblánk bármely sorában, oszlopában lévő adatelemet vagy adatok egy összetartozó csoportját elérhetjük, értéküket felhasználhatjuk, feldolgozhatjuk.
Maga a hivatkozás egy munkalap celláját vagy egy cellatartományát azonosítja, vagyis meghatározza, hogy a képletben használni kívánt adatok hol találhatók. Alapértelmezés szerint az Excel az A1 hivatkozási stílust használja, amely az oszlopokra betűkkel, míg a sorokra számmal hivatkozik. Pl. a C oszlop 10. sorában lévő cella hivatkozása C10. Ha cellahivatkozásokat használunk egy képletben, akkor a táblázatkezelő automatikusan kiszámolja az eredményt a hivatkozott cellákban található értékek alapján. Amennyiben a hivatkozott adatok megváltoznak, az eredmény újraszámolása is automatikusan megtörténik.
A cellamutató által éppen kijelölt, vagyis az aktív cella hivatkozását a névmező mutatja. (Lásd következő ábra!)
Az aktuális cella hivatkozása a névmezőben
Cellatartományra úgy hivatkozunk, hogy megadjuk annak bal felső, illetve jobb alsó cellahivatkozását és közé kettőspontot teszünk. Pl. B2:D8, ami tehát azt a téglalap alakú cellatartományt jelöli, amelynek bal felső cellája B2, jobb alsó cellája pedig D8.
További példák:
3:3 - minden cella az aktuális munkalap 3. sorában
C:C - minden cella az aktuális munkalap C oszlopában
3:13 - minden cella az aktuális munkalapon a 3.-tól a 13.-ig sorig
Hivatkozhatunk másik munkalapon lévő cellára vagy cellatartományra. Példák:
EKG!C13 - az „EKG” nevű munkalapon lévő C13-as cellára való hivatkozás
Vérnyomás!B4:C6 - a „Vérnyomás” nevű munkalapon lévő B4 és C6 cellák által meghatározott tartomány
Ha egy másik munkafüzetben (Páciensek.xlsx), annak adott munkalapján (Kapnográfia) lévő cellára (A1) hivatkozunk:
[Páciensek.xlsx]Kapnográfia!A1
MEGJEGYZÉS
Az Excel semmilyen esetben nem tesz különbséget a kis- és a nagybetűk között, így a hivatkozásokban sem. Az oszlopok betűjeleit tehát kisbetűvel is írhatjuk. Ha az Excel illeszti be a hivatkozásokat, akkor azok automatikusan nagybetűsek lesznek.
ÉRDEKESSÉG
Használhatjuk az S1O1 (Sor 1, Oszlop 1) hivatkozási stílust is, ahol a munkalap sorai és oszlopai is számozva vannak. Ez a hivatkozási stílus akkor hasznos, ha a sor- és oszloppozíciók számítását programmal (makró) végezzük. De természetesen az Excel bármikor átkapcsolható ebbe a hivatkozási módba.