2.1.3. A projekt definiálása

A projekt céljának és vázlatos tartalmának meghatározása után következik annak a szervezetnek a kialakítása, amely a projektet meg fogja valósítani. A projekt fontos ismérve, hogy megvalósításában olyan személyek vesznek részt, akiket érdekel a probléma, illetve annak megoldása, akik erre tudnak és akarnak időt és energiát fordítani. A projekt csapat időlegesen jön létre a szervezet tagjaiból. Eredményes működéséhez fontos, hogy a benne dolgozók különböző képességekkel, adottságokkal rendelkezzenek, hiszen különböző szerepeket kell eredményesen megvalósítaniuk. Gyakori hiba, hogy a projekt megvalósítását valamely szervezeti egységhez rendelik hozzá. Ezzel éppen a projekt egyik legfontosabb tulajdonságát. A rugalmasságot veszélyeztetik. A projektcsapat működésének sajátosságaival később még foglalkozunk. Az 5. ábra összefoglalja azokat a sajátosságokat, amelyek a projektet a szervezeti egységektől megkülönböztetik.

 

Az összehasonlítás szempontja

Szervezeti egység

Projekt

A feladat sajátosságai

  • Többféle feladat,
  • Ismétlődő, rutinjellegű, szabályozott,
  • Részekre bontott, strukturált
  • Összefüggő, egyedi feladatrendszer,
  • Újszerű, szabályozatlan és szabályozott,
  • Strukturált és strukturálatlan is

Munkamegosztás

  • Kötött, állandó, hivatalosan előírt,
  • Szokástól függő
  • Rugalmasan változó, de megállapodás alapján előírt,
  • feladatfüggő

Felelősség és hatáskör

  • szervezetileg szabályozott, hierarchikus felépítés,
  • egyéni felelősség
  • szervezetileg szabályozott keretek között döntések meghozatalára jogosult, hierarchikus felépítés,
  • egyéni felelősség

Létszám és összetétel

  • állandó, illetve lassan változó,
  • kinevezés útján alakul,
  • nem önkéntes
  • rugalmasan változó,
  • megbízás és jelentkezés útján alakul
  • részben önkéntes

Vezető

  • kinevezett, formális hatáskörrel
  • megbízott; van formális hatásköre, és azt a projekt team részben módosíthatja

Elvárt magatartás

  • feladatra korlátozódó kezdeményezés, együttműködés, fegyelem, végrehajtás, pontosság
  • kezdeményezés, teljes körű együttműködés, kreativitás, végrehajtás, szabályok betartása, a saját részterület felett teljes felelősség

Működés időtartama

  • nem korlátozott
  • a feladatok függvénye; általában néhány hónaptól három évig

Információáramlás és szervezeti kapcsolatok

  • formális szervezeti kapcsolatok
  • szabályozott kommunikációs utak
  • formális és informális együtt, a szervezeti hierarchia mellé rendelik
  • szabályozott kommunikációs utak

5. ábra: A projekt és a szervezeti egység sajátosságainak összehasonlítása