2.1.6. Tervezés
A projektterv azoknak a tevékenységeknek a sorát, valamint a megvalósításukhoz szükséges erőforrásokat tartalmazza amelyeken keresztül a szervezet eljut a projektcélban megfogalmazott állapotba. A 10. ábra összefoglalja azokat a jellemző sajátosságokat, amelyekben a projektterv készítése eltér a hagyományos tervezéstől.
Akcióterv |
Projektterv |
A vezető adja ki a feladatokat |
a projektcsoport szerződésben vállalja a feladatot |
rutineljárások egymásutánja |
újszerű, egyedi feladatra szerveződnek |
beilleszkedik a stratégiába |
Viszonylag jól elhatárolható része a stratégiának, vagy a projekttel kerül be utólag a stratégiába |
a stratégia megvalósításának egyik területére vonatkozik |
ua., vagy egy új területről van szó |
A szerep-, felelősség- és hatáskörben a szervezeti hierarchia érvényesül |
Egyedien verbuvált csapat, ezen belül kell egy szervezetet felépíteni |
a vezetés kontrollál |
Viszonylagos önállóság a kontrollban is |
a végrehajtást a vezetés értékeli |
Önértékelés |
a vezetés motivál |
a csoportmunka motivál |
a munka közben felmerülő problémák megoldását a vezetőtől várják |
a munka közben felmerülő problémákat a csoport önállóan igyekszik megoldani |
folyamatos változások |
Forradalmi változások |
Stabilitás |
Rugalmasság |
a hagyományos szervezeti kultúrába illeszkedik |
új kultúraelemek kialakulását teszi lehetővé |
10. ábra: A hagyományos akciótervezés és a projekttervezés összehasonlítása
A tevékenységek tervezése
A projektben megvalósítandó tevékenységek tervezéséhez nyújt segítséget a 11. ábra.

Az előző feladatban összeállított célok közül válasszon ki egyet, majd a táblázat harmadik oszlopában válaszoljon a második oszlopban szereplő kérdésekre!
Cél |
Mit akarunk elérni? |
|
Sikerkritériumok |
Mikor tekintjük elértnek? Honnan tudjuk, hogy elértük? |
|
Feladatok |
Mit teszünk a célok elérése érdekében? |
|
Eszközök (anyagi, tárgyi) |
Mivel és hogyan segítjük a feladatok végrehajtását? |
|
Felelősök Résztvevők |
Kik a vezetők? Mely csoportok alakultak? |
|
Határidők |
Mikor kezdődik és meddig tart egy-egy tevékenység? Mérföldkövek (Milyen részeredmények mutatják, hogy haladunk a cél elérése felé?) |
|
Ellenőrzés és értékelés |
Célok, feladatok teljesülésének vizsgálata (Elvek, szempontok, módok, időpontok) |
|
Visszacsatolás |
Az értékelés tapasztalati alapján módosítási javaslatok Módosítás |
|
11. ábra: Tervező táblázat a tevékenységekhez
A tevékenységek megvalósításának ütemezése; Gantt diagramm
A projektterv lépéseinek és azok ütemezésének megjelenítésére általában excell táblát használunk, amely a megvalósításhoz tervezett költségeket is mutatja, és amelyben a felhasznált források is nyomon követhetőek. A projektterv megvalósításának egy egyszerűbb, de a feladatok ütemezését jól összefoglaló megjelenítési forma a Gantt diagramm, amely egy olyan mátrix, amelyben jól áttekinthetők a projekt megvalósítása során tervezett tevékenységek és azok időbeni ütemezése. A táblázat első oszlopába a projekt során tervezett tevékenységek kerülnek, minden sorba egy. Az időtervezés akár napra, hétre, hónapra, vagy negyedévre is szólhat, a projekt nagyságától, összetettségétől függően. Az időt jelző megfelelő rovatok beszínezésével, vagy egyéb módon történő (pl. X) megjelölésével jelezzük, hogy az adott tevékenység mikor valósul meg. Így a tevékenységek egymásra épülése is jól kimutatható. Az alábbi ábrán egy havi feladatbontást lehetővé tevő diagramm látható.
TEVÉKENYSÉG |
Szept. |
Okt.. |
Nov. |
Dec. |
Jan. |
Febr. |
Márc. |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
1.1 |
|
|
|
|
|
|
|
1.2 |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
2.1 |
|
|
|
|
|
|
|
2.2 |
|
|
|
|
|
|
|
12. ábra: Gantt diagramm
Professzionális Gantt diagrammot saját maga is létrehozhat számítógépének Office programja segítségével. A részletekért kapcsolódjon az alábbi linkre:
http://office.microsoft.com/hu-hu/visio-help/gantt-diagram-letrehozasa-HP001207742.aspx
A projekt megvalósításához szükséges erőforrások tervezése
A projektterv elválaszthatatlan eleme a megvalósításhoz szükséges erőforrások tervezése. Ehhez nemcsak a projekt megvalósításához szükséges erőforrások megtervezésére van szükség. Azt is látnunk kell, hogy milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre, miből tudunk gazdálkodni. Ebben segít a feladat-és erőforrásleltár elkészítése, amelyet az alábbi táblázat foglal össze.
Projektlépések |
Humán erőforrás |
Infra-struktúra |
Anyag / tárgy |
Idő |
Pénz |
Munka- környezet |
|
1.
|
Szükséges |
|
|
|
|
|
|
Rendelke-zésre áll |
|
|
|
|
|
|
|
Fejlesztést igényel |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Szükséges |
|
|
|
|
|
|
Rendelke-zésre áll |
|
|
|
|
|
|
|
Fejlesztést igényel |
|
|
|
|
|
|
|
3.
|
Szükséges |
|
|
|
|
|
|
Rendelke-zésre áll |
|
|
|
|
|
|
|
Fejlesztést igényel |
|
|
|
|
|
|
|
4. |
Szükséges |
|
|
|
|
|
|
Rendelkezésre áll |
|
|
|
|
|
|
|
Fejlesztést igényel |
|
|
|
|
|
|
|
5. |
Szükséges |
|
|
|
|
|
|
Rendelke-zésre áll |
|
|
|
|
|
|
|
Fejlesztést igényel |
|
|
|
|
|
|
13. ábra: Feladat- és erőforrásleltár

Töltse ki a táblázatot a korábban megtervezett tevékenységekre vonatkozóan!
A kommunikációs terv
A projektek esetében kitüntetett szerepe van a szervezeti kommunikációnak, hiszen a projekt lényegéből adódóan egy - az egész szervezetet érintő - probléma megoldásában a szervezetnek csak egy kis létszámú, a feladatra önként vállalkozó csoportja vesz részt, miközben a projekt eredménye az egész szervezetre hatással lesz. Már a projekttagok kiválasztásakor fontos a szervezet valamennyi tagjának a tájékoztatása a projektötletről. A munka során a kölcsönös kommunikációnak nemcsak az informálás a célja, hanem a csapat tevékenységének legitimitása, illetve a munka gazdagítása is. Ezért gondosan meg kell tervezni, hogy ki, mikor, milyen formában kap tájékoztatást, illetve konzultációs, reflexiós lehetőséget a projekt tagjaitól a munka előrehaladásáról, illetve az eredményekről.
A kommunikáció írásban, vagy szóban valósulhat meg.
a szóbeli kommunikáció lehetséges formái |
az írásbeli kommunikáció lehetséges formái |
* Személyes megkeresés * Prezentáció * értekezlet * interjú * stb.
|
* Írásos beszámoló * Újságcikk * Tájékoztató a faliújságon, az iskola honlapján * Stb.
|
14. ábra: A kommunikáció formái
A kommunikációs terv jól áttekinthető, ha táblázatos formába írjuk. Erre mutat egy példát a 14. ábra.
Tevékenység, |
Felelős |
Célcsoport |
időpont
|
Szóbeli kommunikáció |
Írott kommunikáció |
1. |
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
15. ábra: A kommunikációs terv egy lehetséges formája
A projektterv váza
Borító:
- A projekt megnevezése (rövid, figyelemfelkeltő, a projekt tartalmára utaló cím)
- A projekt kezdési és befejezési időpontja
- A projekt célja
- A projekt eredménye
- A projekt vezetője
- A projektet megvalósító team (elnevezése, tagjai)
- A projekt megvalósításához szükséges költségvetés bruttó összege
Tartalom:
- A projekt behatárolása, környezetelemzés
- A projektet megvalósító intézmény általános bemutatása
- A projektet megvalósító intézménynek és környezetének bemutatása az adott probléma szempontjából
- A projekt célja
- A projekt eredménye
- A projekt megvalósításában résztvevők felsorolása
- A projekt érintettjei
- Tevékenységek
A projekt megvalósítása során tervezett tevékenységek bemutatása különböző módon lehetséges. Jól áttekinthető forma a táblázat, amelyben a következő elemeknek kell szerepelniük.
- A tevékenységek megnevezése, sorszámozva. A számozás lényege, hogy az egymást követő lépések egymást követő számokat kapjanak. Lehetségesek párhuzamosan futó tevékenységek is, ilyenkor a decimális számozást alkalmazzuk.
- A tevékenységek megvalósításának időtartama
- A megvalósításért felelős személy
- Az adott tevékenység eszköz-és anyagszükséglete
- Az adott tevékenység költsége
- Mérföldkövek
Különösen hosszabb futamidejű projektek esetében érdemes megjelölni azokat a részeredményeket, részproduktumokat, amelyek a projekt megvalósulása közben keletkeznek. Azért nevezik ezeket mérföldköveknek, mert azt jelzik, hogy a projekt megvalósítása a tervezett cél megvalósulásának irányába halad.
- Kommunikációs terv
- Gantt diagramm