Skip navigation

1.A hivatalos levél

A levél alapvető formai kívánalmai lényegében ugyanazok a magán- és a hivatalos levél esetén is:

Megszólítás

Bevezetés

Tárgyalás

Befejezés

Elköszönés

Dátum

Aláírás

Az imént bemutatott formai követelmények néhány adattal kiegészülnek a hivatalos levél esetében. Ha a levelet küldő cég, szervezet, vállalat, intézmény előre nyomtatott levélpapírt használ, akkor a feladó adatai már szerepelnek a levél fejrészén. Ennek hiányában a levél bal felső sarkában fel kell tüntetnünk a feladó adatait: nevét, hivatalos címét, telefon-, telex- és telefaxszámát, postai és e-mail címét.

Három sor kihagyásával ezt követik a címzett adatai. Ha a címzett megnevezése hosszú, akkor azt két-három sorra is szétválaszthatjuk, értelemszerűen tagolva az elnevezést. Abban az esetben, ha személyre szólóan küldjük a levelet, a vállalat megnevezése után, az alatta lévő sorba kerüljön az illető neve és beosztása (intézetvezető, dékán, ügyintéző). Gyakran előfordul, hogy a vállalatok, szervezetek postafiókot bérelnek az egyszerűbb ügymenet érdekében. Ez esetben a postacím megjelölése a következő: helységnév aláhúzva, alá a postafiók száma, ezt ki is írhatjuk: Postafiók 55, de rövidíthetjük is: Pf. 55, ügyelve arra, hogy a szám után nem teszünk pontot, majd ez alá írjuk az irányítószámot. Az irányítószám után sem teszünk pontot, valamint nem húzzuk alá.

Ha közigazgatási címet jelölünk meg, akkor a következőképpen járjunk el: helységnév aláhúzva, ez alá az utcanév és a házszám kerüljön, majd alulra az irányítószám.

A feladás módjára vonatkozó utasítás(oka)t (elsőbbségi, tértivevényes) aláhúzva, utána felkiáltójelet írva, egy sor kihagyásával írjuk a fentiek alá.

A levél keltezését előre nyomott levélpapír esetén a meghatározott helyre kell beírni, ennek hiányában a dátum a papír jobb felső részére vagy – hagyományosan – a levél végére, a lap bal oldalára kerüljön. A keltezés adatainak sorrendje a magyar előírásokat kövesse: helységnév, vessző, évszám, pont, hónap neve rövidítés nélkül, valamint a nap megjelölése, majd pont (Szeged, 2015. március 28.).

Hivatalos levélben meg kell jelölni a tárgyat is: előnyomott levélpapír hiányában ez a címzés alá kerüljön egy sor kihagyásával, és aláhúzva. A tárgy leírása után nem teszünk pontot. Példa erre: Tárgy: Ajánlattétel

Minden levél megszólítással kezdődik, amely kezdődhet a lap bal oldalán, de középre is helyezhetjük, ez utóbbi a régiesebb forma. Hivatalos levél esetében csak a tisztelt szó szerepelhet a megszólításban, majd ezt követi a címzett neve és/vagy titulusa (Tisztelt Sugár László Úr!, Tisztelt Ügyvezető Úr!, Tisztelt Sugár László Ügyvezető Úr!). Ha nem tudjuk a címzett nevét, mert egy intézményhez fordulunk, vagy személytelenebbül kívánunk írni valakinek, akkor a T. Cím! megszólítást is alkalmazhatjuk. A megszólításban minden főnevet nagy kezdőbetűvel írunk: Kedves Titkár Úr, Édes jó Fiam stb. A megszólítás után (helyköz kihagyása nélkül) felkiáltójelet írunk, noha az utóbbi időben egyre inkább terjed az angol, francia mintájú vessző kitétele, de ez hivatalos levél esetében nem kívánatos eljárás.

A megszólítást néhány sor kihagyásával követi a levél érdemi része, amely tartalmazhat:

hivatkozást egy (folyamatban lévő) ügyre,

ajánlatot,

kérést,

bejelentést,

értesítést stb.

A tömören és érthetően fogalmazott levelet záróformulával fejezzük be, amely hivatalos levél esetén leggyakrabban ez lehet:

Tisztelettel, Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel, Baráti üdvözlettel, Köszönettel.

A levelet záró formula után következik a lap bal szélére helyezett dátum: helységnév, évszám, hónap és nap (Szeged, 2015. április 8.), majd a levél jobb szélére helyezett aláírás. Ez a levél zárásának hagyományos elhelyezése, ám az utóbbi időben a lap bal szélén is előfordul aláírás, illetve az is lehet, hogy a dátum követi az aláírást. Gyakran írunk levelet számítógéppel, a kinyomtatott levet azonban illik kézírással aláírni.

Megjegyzendő, hogy a hivatalos kommunikációban nincs helyük az (erőteljes) érzelmi megnyilvánulásoknak. Elektronikus levél esetén se használjunk érzelemjeleket, ikonokat.

A hivatalos levél írásakor teljes mértékben be kell tartani a grice-i maximák néven ismert elveket. Ezekről bővebben a Beszédelemzés, társas érintkezés c. leckében olvashat.