3.2. A projektcsapat működtetése
A projektcsapat meghatározott feladat megoldására önkéntesen vállalkozott egyénekből jön létre. Ahhoz azonban, hogy az emberek csoportja valóban csapatként működjön, csapattá kell válniuk, amelyhez időre van szükség. A csapat eredményes működéséhez a csapatfolyamatok működtetésére is szükség van. Ezek a következők:
- kommunikáció és részvétel
- döntéshozatal
- konfliktus
- vezetés
- célok és szerepek
- csapatnormák
- problémamegoldás
- légkör, hangnem
A csoportfejlődés szakaszai
A projektcsapat működésére éppúgy igazak a csoportdinamika törvényszerűségei, mint bármely más csapatéra. A csapat vezetőjének ezzel tisztában kell lennie, és ennek megfelelően kell irányítania a csapatát. Ehhez hatékony segítséget ad K. Blanchard helyzetfüggő vezetés elnevezésű modellje. A modell a csoport fejlődés egyes fázisaihoz rendeli a vezetői magatartást. A csoportdinamikával foglalkozó szakirodalom egy csoport fejlődésének 4 (vagy 5) szakaszát különbözteti meg.
- Megalakulás: Ebben a fázisban a csapattagokat a tájékozódás jellemzi. A tagok tele vannak várakozásokkal, amelybe némi aggodalom is vegyül: Mit várnak tőlem? Hogy fogok beilleszkedni? A tagok igyekeznek jó benyomást kelteni másokban, megérteni a vezetést és a szerepeket Mindenki keresi a helyét a csoportban, viszonyát a vezetőhöz és a társakhoz. A projektfeladat megoldásával kapcsolatos lelkesedés mérséklődik. Az emberek egymással és önmagukkal és nem a megoldandó feladattal foglalkoznak.
- Viharzás: A tagok felismerik, hogy elképzeléseik, amiért csatlakoztak a csoporthoz, nem egyeznek meg a valósággal. Egyre nyilvánvalóbbak az egyéni különbségek. A tagok úgy érzik, hogy nem alkalmasak arra, amit várnak tőlük. Megindul a versengés a szerepekért, a státuszokért. A csoportfejlődésnek ezt a szakaszát bizonytalanság, feszültség, sok vita kommunikáció jellemzi. Ha a feszültségek túl nagyok, és ezt a vezető nem tudja kezelni, akkor egyes tagok el is hagyhatják a csoportot, vagy szélsőséges esetben felbomlik a csoport. Ha azonban túlélik ezt a szakaszt, akkor kialakul a csoport működési rendje, amely nélkülözhetetlen a csoport küldetésének teljesítéséhez, az eredményes feladatvégzéshez.
- Normaképzés: A normák, szabályok és szerepek kialakulása révén a konfliktusok megoldódnak. Egyértelmű, hogy milyen viselkedést fogad el a csoport és milyet nem. Kialakul a csoporton belüli együttműködés, egymás kölcsönös elfogadása, a csoport közös nyelve.
- Teljesítés: A csoport és kommunikációs struktúra és a feladatmegosztás eredményeként a csoport egyesíti erejét a célelérés érdekében. Kialakul az összetartó erő, a kohézió. A csoporttagok figyelmüket a feladatra összpontosítják.
- (Felbomlás): A projektcsapat - miután teljesítette feladatát - szükségszerűen megszűnik. A tagok általában ezt szomorúságként élik meg, és ennek csökkentésére valamilyen záró aktussal szüntetik meg a csoportot. Ez az esemény jó alkalom a csoport munkájának értékelésére is. Tapasztalatok szerint azok az emberek, akik jól együttműködtek egy csoportban, előbb-utóbb újra együtt fognak dolgozni egy következő probléma megoldásán. A csoportfejlődés szakaszait azonban minden esetben végig kell járniuk.
A csapat vezetőjének tudatában kell lennie annak, hogy minden csoportnak végig kell járnia a csoportfejlődés szakaszait. A különböző csoportok azonban a fejlődés különböző szakaszain különböző idő alatt jutnak túl. Vannak esetek, amikor egy későbbi állapotból egy korábbi állapotba való visszalépés történik. Ezért fontos, hogy a csoport vezetője tisztában legyen az egyes csoportfejlődési szakaszok jellegzetességeivel.

Olvassa el Az egyperces menedzser csapatot épít[1] című könyvet a 33-61. oldalig, majd írjon példákat arra, hogyan viselkedik a csoport a csoportfejlődés egyes szakaszaiban. Példáit saját tapasztalataival is kiegészítheti.
A csoportfejlődés szakasza/ |
A csoport jellemző viselkedése |
MEGALAKULÁS
|
|
VIHARZÁS
|
|
NORMAKÉPZÉS
|
|
TELJESÍTÉS
|
|
17. ábra: A csoport viselkedése az egyes fejlődési szakaszokban
[1] Blanchard, Kenneth - Carew, Donald - Parisi-Carew, Eunice (1999):
Mivel a feladat megoldásával érdemben csak a harmadik-negyedik szakaszban foglalkozik a csoport, elő kell segíteni, hogy a csoport minél hamarabb eljusson ebbe a szakaszba. Ehhez különböző vezetői eszközök állnak a rendelkezésére. Ezt foglalja össze a helyzetfüggő vezetés modellje.
A projektcsapat irányítása
A vezetői magatartásoknak, vezetői stílusoknak és azoknak a szervezet eredményességére gyakorolt hatásának rendkívül gazdag szakirodalma van. A projektcsapat irányításával kapcsolatban két elemre hívjuk föl az olvasó figyelmét:
- Ahhoz, hogy egy iskolában eredményes projekteket lehessen megvalósítani, több munkatársnak is professzionális vezetőnek kell lennie, hiszen csak ők tudják a projektcsapatokat hatékonyan iránytani.
- Az eredményes vezetői magatartással foglalkozó elméletek közül a kontingencia-elméletre hívjuk föl a figyelmet, amelynek lényege, hogy a vezetés akkor eredményes, ha képes az adott helyzethez alkalmazkodni.
Esetünkben az alkalmazkodás a formálódó csapat állapotától, az éppen megélt csoportfejlődési szakasz jellegzetességeitől függ. P. Hersley és K. Blanchard helyzetfüggő vezetés modellje a vezetői magatartást két tengely mentén négy fő csoportba sorolja.
A szerzők annak alapján különböztetik meg egymástól a vezetői stílusokat, hogy a vezetői viselkedésben milyen mértékben van jelen a feladatkiadó, utasításon, ellenőrzésen alapuló (jellemzően egyirányú) kommunikáció, illetve a főnök és beosztott közötti kapcsolatra vonatkozó, érzelmi támogatást nyújtó, döntésekbe bevonó (jellemzően kétirányú) kommunikáció. Attól függően, hogy a kapcsolattartás és a feladatkiadás magas vagy alacsony szintje jellemző-e a viselkedésre, négy különböző vezetési stílusról beszélhetünk, ahogyan a 18. ábrán látható.

18. ábra: Helyzetfüggő vezetés

Az egyperces menedzser csapatot épít[1] című könyv a 33-61. oldalán olvasottak alapján írjon példákat a fent bemutatott négyféle vezetői magatartásra. Példáit saját tapasztalataival is kiegészítheti. Egészítse ki az előző feladatnál készített táblázatot!
A csoportfejlődés szakasza/ |
A csoport jellemző viselkedése |
A vezető jellemző viselkedése |
MEGALAKULÁS
|
|
|
VIHARZÁS
|
|
|
NORMAKÉPZÉS
|
|
|
TELJESÍTÉS
|
|
|
19. ábra: A vezető viselkedése az egyes csoportfejlődési szakaszokban
Táblázat letöltése[1] Blanchard, Kenneth - Carew, Donald - Parisi-Carew, Eunice (1999):
A tapasztalatok alapján a csoportfejlődés különböző szakaszaiban különböző vezetői magatartás-formák bizonyultak a csoport további fejlődése szempontjából a leginkább hatékonynak, ahogyan ezt a 20. ábra mutatja. A megalakulás szakaszában sok irányító és kevés támogató magatartásra van szükség. A viharzáson való eredményes túljutást mindkét vezetői magatartás nagy mennyiségben való alkalmazása segíti elő. A normaképzésnél már inkább támogatásra, mint irányításra van szüksége a csoportnak, míg a teljesítés szakaszában a csoport már szinte irányítás nélkül működik.
A csoportfejlődés állomása /jellegzetes vezetői magatartás |
MEGALAKULÁS |
VIHARZÁS |
NORMAKÉPZÉS |
TELJESÍTÉS |
IRÁNYÍTÓ (FELADATORIENTÁLT) |
Sok |
Sok |
Kevés |
Kevés |
TÁMOGATÓ (KAPCSOLATORIENTÁLT) |
Kevés |
Sok |
Sok |
Kevés |
VEZETŐI STÍLUS |
RENDELKEZŐ |
MEGGYŐZŐ |
EGYÜTTMŰKÖDŐ |
DELEGÁLÓ |
20. ábra: A leginkább hatékony vezetői magatartás a csoportfejlődés egyes szakaszaiban