2.1.6. Tervezés

A projektterv azoknak a tevékenységeknek a sorát, valamint a megvalósításukhoz szükséges erőforrásokat tartalmazza amelyeken keresztül a szervezet eljut a projektcélban megfogalmazott állapotba. A 10. ábra összefoglalja azokat a jellemző sajátosságokat, amelyekben a projektterv készítése eltér a hagyományos tervezéstől.

 

Akcióterv

Projektterv

A vezető adja ki a feladatokat

a projektcsoport szerződésben vállalja a feladatot

rutineljárások egymásutánja

újszerű, egyedi feladatra szerveződnek

beilleszkedik a stratégiába

Viszonylag jól elhatárolható része a stratégiának, vagy a projekttel kerül be utólag a stratégiába

a stratégia megvalósításának egyik területére vonatkozik

ua., vagy egy új területről van szó

A szerep-, felelősség- és hatáskörben a szervezeti hierarchia érvényesül

Egyedien verbuvált csapat, ezen belül kell egy szervezetet felépíteni

a vezetés kontrollál

Viszonylagos önállóság a kontrollban is

a végrehajtást a vezetés értékeli

Önértékelés

a vezetés motivál

a csoportmunka motivál

a munka közben felmerülő problémák megoldását a vezetőtől várják

a munka közben felmerülő problémákat a csoport önállóan igyekszik megoldani

folyamatos változások

Forradalmi változások

Stabilitás

Rugalmasság

a hagyományos szervezeti kultúrába illeszkedik

új kultúraelemek kialakulását teszi lehetővé

10. ábra: A hagyományos akciótervezés és a projekttervezés összehasonlítása

A tevékenységek tervezése

A projektben megvalósítandó tevékenységek tervezéséhez nyújt segítséget a 11. ábra.

iDevice ikon Feladat

Az előző feladatban összeállított célok közül válasszon ki egyet, majd a táblázat harmadik oszlopában válaszoljon a második oszlopban szereplő kérdésekre!

Cél

Mit akarunk elérni?

 

Sikerkritériumok

Mikor tekintjük elértnek? Honnan tudjuk, hogy elértük?

 

Feladatok

Mit teszünk a célok elérése érdekében?

 

Eszközök

(anyagi, tárgyi)

Mivel és hogyan segítjük a feladatok végrehajtását?

 

Felelősök

Résztvevők

Kik a vezetők?

Mely csoportok alakultak?

 

Határidők

Mikor kezdődik és meddig tart egy-egy tevékenység?

Mérföldkövek (Milyen részeredmények mutatják, hogy haladunk a cél elérése felé?)

 

Ellenőrzés és értékelés

Célok, feladatok teljesülésének vizsgálata

(Elvek, szempontok, módok, időpontok)

 

Visszacsatolás

Az értékelés tapasztalati alapján módosítási javaslatok

Módosítás

 

11. ábra: Tervező táblázat a tevékenységekhez

 

Táblázat letöltése 


A tevékenységek megvalósításának ütemezése; Gantt diagramm

A projektterv lépéseinek és azok ütemezésének megjelenítésére általában excell táblát használunk, amely a megvalósításhoz tervezett költségeket is mutatja, és amelyben a felhasznált források is nyomon követhetőek. A projektterv megvalósításának egy egyszerűbb, de a feladatok ütemezését jól összefoglaló megjelenítési forma a Gantt diagramm, amely egy olyan mátrix, amelyben jól áttekinthetők a projekt megvalósítása során tervezett tevékenységek és azok időbeni ütemezése. A táblázat első oszlopába a projekt során tervezett tevékenységek kerülnek, minden sorba egy. Az időtervezés akár napra, hétre, hónapra, vagy negyedévre is szólhat, a projekt nagyságától, összetettségétől függően. Az időt jelző megfelelő rovatok beszínezésével, vagy egyéb módon történő (pl. X) megjelölésével jelezzük, hogy az adott tevékenység mikor valósul meg. Így a tevékenységek egymásra épülése is jól kimutatható. Az alábbi ábrán egy havi feladatbontást lehetővé tevő diagramm látható.

 

TEVÉKENYSÉG

Szept.

Okt..

Nov.

Dec.

Jan.

Febr.

Márc.

1

 

 

 

 

 

 

 

1.1

 

 

 

 

 

 

 

1.2

 

 

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

 

 

2.1

 

 

 

 

 

 

 

2.2

 

 

 

 

 

 

 

12. ábra: Gantt diagramm

Professzionális Gantt diagrammot saját maga is létrehozhat számítógépének Office programja segítségével. A részletekért kapcsolódjon az alábbi linkre:

http://office.microsoft.com/hu-hu/visio-help/gantt-diagram-letrehozasa-HP001207742.aspx

 

A projekt megvalósításához szükséges erőforrások tervezése

A projektterv elválaszthatatlan eleme a megvalósításhoz szükséges erőforrások tervezése. Ehhez nemcsak a projekt megvalósításához szükséges erőforrások megtervezésére van szükség. Azt is látnunk kell, hogy milyen erőforrások állnak rendelkezésünkre, miből tudunk gazdálkodni. Ebben segít a feladat-és erőforrásleltár elkészítése, amelyet az alábbi táblázat foglal össze.

 

Projektlépések

Humán erőforrás

Infra-struktúra

Anyag / tárgy

Idő

Pénz

Munka-

környezet

1.

Szükséges

 

 

 

 

 

 

Rendelke-zésre áll

 

 

 

 

 

 

Fejlesztést igényel

 

 

 

 

 

 

2.

Szükséges

 

 

 

 

 

 

Rendelke-zésre áll

 

 

 

 

 

 

Fejlesztést igényel

 

 

 

 

 

 

3.

Szükséges

 

 

 

 

 

 

Rendelke-zésre áll

 

 

 

 

 

 

Fejlesztést igényel

 

 

 

 

 

 

4.

Szükséges

 

 

 

 

 

 

Rendelkezésre áll

 

 

 

 

 

 

Fejlesztést igényel

 

 

 

 

 

 

5.

Szükséges

 

 

 

 

 

 

Rendelke-zésre áll

 

 

 

 

 

 

Fejlesztést igényel

 

 

 

 

 

 

13. ábra: Feladat- és erőforrásleltár

iDevice ikon Feladat

Töltse ki a táblázatot a korábban megtervezett tevékenységekre vonatkozóan!

Táblázat letöltése 


A kommunikációs terv

A projektek esetében kitüntetett szerepe van a szervezeti kommunikációnak, hiszen a projekt lényegéből adódóan egy - az egész szervezetet érintő - probléma megoldásában a szervezetnek csak egy kis létszámú, a feladatra önként vállalkozó csoportja vesz részt, miközben a projekt eredménye az egész szervezetre hatással lesz. Már a projekttagok kiválasztásakor fontos a szervezet valamennyi tagjának a tájékoztatása a projektötletről. A munka során a kölcsönös kommunikációnak nemcsak az informálás a célja, hanem a csapat tevékenységének legitimitása, illetve a munka gazdagítása is. Ezért gondosan meg kell tervezni, hogy ki, mikor, milyen formában kap tájékoztatást, illetve konzultációs, reflexiós lehetőséget a projekt tagjaitól a munka előrehaladásáról, illetve az eredményekről.

A kommunikáció írásban, vagy szóban valósulhat meg.

 

a szóbeli kommunikáció lehetséges formái

az írásbeli kommunikáció lehetséges formái

* Személyes megkeresés

* Prezentáció

* értekezlet

* interjú

* stb.

 

* Írásos beszámoló

* Újságcikk

* Tájékoztató a faliújságon, az iskola honlapján

* Stb.

 

14. ábra: A kommunikáció formái

A kommunikációs terv jól áttekinthető, ha táblázatos formába írjuk. Erre mutat egy példát a 14. ábra.

 

Tevékenység,
a projekt lépése

Felelős

Célcsoport

időpont

Szóbeli kommunikáció

Írott kommunikáció

1.

 

 

 

 

 

2.

 

 

 

 

 

3.

 

 

 

 

 

15. ábra: A kommunikációs terv egy lehetséges formája

 

Táblázat letöltése 

A projektterv váza

Borító:

  • A projekt megnevezése (rövid, figyelemfelkeltő, a projekt tartalmára utaló cím)
  • A projekt kezdési és befejezési időpontja
  • A projekt célja
  • A projekt eredménye
  • A projekt vezetője
  • A projektet megvalósító team (elnevezése, tagjai)
  • A projekt megvalósításához szükséges költségvetés bruttó összege

Tartalom:

  1. A projekt behatárolása, környezetelemzés
  • A projektet megvalósító intézmény általános bemutatása
  • A projektet megvalósító intézménynek és környezetének bemutatása az adott probléma szempontjából
  • A projekt célja
  • A projekt eredménye
  • A projekt megvalósításában résztvevők felsorolása
  • A projekt érintettjei
  1. Tevékenységek

A projekt megvalósítása során tervezett tevékenységek bemutatása különböző módon lehetséges. Jól áttekinthető forma a táblázat, amelyben a következő elemeknek kell szerepelniük.

  • A tevékenységek megnevezése, sorszámozva. A számozás lényege, hogy az egymást követő lépések egymást követő számokat kapjanak. Lehetségesek párhuzamosan futó tevékenységek is, ilyenkor a decimális számozást alkalmazzuk.
  • A tevékenységek megvalósításának időtartama
  • A megvalósításért felelős személy
  • Az adott tevékenység eszköz-és anyagszükséglete
  • Az adott tevékenység költsége
  1.  Mérföldkövek

Különösen hosszabb futamidejű projektek esetében érdemes megjelölni azokat a részeredményeket, részproduktumokat, amelyek a projekt megvalósulása közben keletkeznek. Azért nevezik ezeket mérföldköveknek, mert azt jelzik, hogy a projekt megvalósítása a tervezett cél megvalósulásának irányába halad.

  1. Kommunikációs terv
  2. Gantt diagramm