3.1. A projektcsapat kialakítása

A csoportnak azt a fajtáját, amely egy meghatározott feladat elvégzése érdekében együtt dolgozó emberekből áll, általában feladatcsoportnak nevezik. Ha ezek a csoportok egy szervezeten belül jönnek létre, de a szervezeti csoportokkal általában nem esnek egybe, azokat keresztezik, teamekről, projekt-csapatokról, vagy egyszerűen csak projektekről beszélünk. (Lásd a projekt meghatározását Bakacsi szerint.) A projekcsapat kialakítása a projektkezdeményezés szakaszában történik. Az eredmény szempontjából meghatározó jelentősége van annak, hogy ki lesz a projekt vezetője, illetve kik lesznek a tagjai. Az ideális projekttag többféle tulajdonsággal jellemezhető:

  • Képes alkotó módon gondolkodni
  • Kezdeményező, önálló,
  • Szívesen dolgozik csoportban,
  • Együttműködő
  • Érdeklődik az adott probléma iránt
  • Előítélet-mentesen gondolkodik
  • Ismeri a szervezetet,
  • Tisztában van saját képességeivel,
  • Képes mások álláspontját megérteni,
  • Jól kommunikál

A csoportok létrehozásakor alapvető szempont, hogy milyen összetételben tud a csoport a legeredményesebben működni. Itt két hatást kell figyelembe vennünk. Egyrészt, minél heterogénebb összetételű egy csoport (minél nagyobb a személyiség-, a vélemény-, a képesség-, vagy a gondolkodásmódbeli különbözőség a csoporttagok között) annál nagyobb a valószínűsége az eredményes működésnek. Másrészt azonban kutatási eredmények arra utalnak, hogy minél kevésbé találnak hasonló tulajdonságokat egymásban a csoport tagjai, annál nagyobb lesz a fluktuáció, illetve a csoporton belüli konfliktusok száma. E két hatás alapján a heterogén csoportok létrehozása általában valamely probléma megoldására létrejövő csoportok esetében ajánlott, de a konfliktusok mederben tartása érdekében a vezetőnek biztosítania kell a strukturális, illetve a vezetői kontrollt. A feladatok végrehajtására szerveződött csoportok esetében a homogénebb összetétel nagyobb eredményességet ígér.

A jó projektcsapat olyan, mint egy autó. Minden részének megvan a maga funkciója, amely nélkül az egész nem, vagy nem megfelelően működne. Minden részletnek a lehető legjobbnak kell lennie, miközben tökéletesen kell illeszkednie a rendszerhez. Ezért azok a csapatok, ahol valamilyen szempontból a legkiválóbb képességű emberek együttműködésére volna szükség, általában nem jól működnek. Ahogy egy autóban a kormány, a motor, a sebességváltó és a fék összehangolt működése szükséges a szerkezet tökéletes működéséhez, ugyanúgy a csapat eredményes működéséhez is különböző, a maguk területén kiváló, de egymással nem helyettesíthető szereplőkre van szükség. Szükség van iránytóra és szervezőre, ötletgyártóra és megvalósítóra, dokumentálóra és közvetítőre, stb. Az alábbi linkre kattintva az un. Belbin tesztet találja meg, ami nemcsak azért érdekes, mert ha van kedve, akkor megállapíthatja, hogy Ön személy szerint milyen szerepet tud legeredményesebben megvalósítani egy csapaton belül, hanem azért is, mert összefoglalja a csapat számára fontos szereplőket. http://www.mba.bme.hu/data/jegyzet/gyokeriren/belbinteszt-uj.doc

iDevice ikon Feladat

Tanulmányozza a honlapon található, az A team számára hasznos személyiségek című táblázatot! Figyelje meg, hogy egyik szereplő sem tökéletes. Az előnyös tulajdonságai mellett mindegyiknek vannak hibái is.

 

A projektcsapat tagjainak összeválogatásánál nincs szükség ennek, vagy más hasonló tesztnek a kitöltésére. Azt azonban tudnia kell a csapat vezetőjének és a tagoknak is, hogy a projekt eredményes működéséhez minden szerepet vállalnia kell valakinek. Akár egy embernek többet is.

 


Gyakori hiba, hogy egy projekt megvalósítását valamely szervezeti egységhez rendelik hozzá. Ezzel megölik a rugalmasságot és a kreativitást, amely miatt egyáltalán érdemes egy szervezetben projektet létrehozni. Mivel az iskola, mint szervezet, meglehetősen tradicionálisan működik, érdemes tudatosan odafigyelni a szervezeti egység és a projekt közötti különbségekre. Ezt foglalja össze a következő táblázat.

 

Az összehasonlítás szempontja

Szervezeti egység

projekt

A feladat sajátosságai

  • Többféle feladat,
  • Ismétlődő, rutinjellegű, szabályozott,
  • Részekre bontott, strukturált
  • Összefüggő, egyedi feladatrendszer,
  • Újszerű, szabályozatlan és szabályozott,
  • Strukturált és strukturálatlan is

Munkamegosztás

  • Kötött, állandó, hivatalosan előírt,
  • Szokástól függő
  • Rugalmasan változó, de megállapodás alapján előírt,
  • feladatfüggő

Felelősség és hatáskör

  • szervezetileg szabályozott, hierarchikus felépítés,
  • egyéni felelősség
  • szervezetileg szabályozott keretek között döntések meghozatalára jogosult, hierarchikus felépítés,
  • egyéni felelősség

Létszám és összetétel

  • állandó, illetve lassan változó,
  • kinevezés útján alakul,
  • nem önkéntes
  • rugalmasan változó,
  • megbízás és jelentkezés útján alakul
  • részben önkéntes

vezető

  • kinevezett, formális hatáskörrel
  • megbízott; van formális hatásköre, és azt a projekt team részben módosíthatja

Elvárt magatartás

  • feladatra korlátozódó kezdeményezés, együttműködés, fegyelem, végrehajtás, pontosság
  • kezdeményezés, teljes körű együttműködés, kreativitás, végrehajtás, szabályok betartása, a saját részterület felett teljes felelősség

Működés időtartama

  • nem korlátozott
  • a feladatok függvénye; általában néhány hónaptól három évig

Információáramlás és szervezeti kapcsolatok

  • formális szervezeti kapcsolatok
  • szabályozott kommunikációs utak
  • formális és informális együtt, a szervezeti hierarchia mellé rendelik
  • szabályozott kommunikációs utak

16. ábra: A projekt és a szervezeti egység sajátosságainak összehasonlítása